Συχνές Ερωτήσεις Απαντήσεις για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στις Δημόσιες Συμβάσεις (FAQs)

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, είναι το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. (ν.4601/19, αρθ.149, παρ. 1).  Το ηλ. τιμολόγιο πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις και τους κανόνες που περιγράφονται στην ΚΥΑ  για την αρχιτεκτονική και τη ΚΥΑ για το μορφότυπο (δες κεντρική σελίδα αναφορά στο Νομικό Πλαίσιο). Επομένως η τυχόν αποστολή ενός αρχείου εικόνας τιμολογίου (π.χ. αρχείο PDF,  κ.λπ.) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια Αναθέτουσα Αρχή, δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να θεωρηθεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο δημοσίων συμβάσεων.

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις δεν είναι υποχρεωτική.  Σύμφωνα με τον ν. v. 4972/ 23-9-2022 (άρθρα 158-160) αναμένεται να εκδοθεί ΚΥΑ ( Υπ.Οικ., Ανάπτυξης, Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Υποδομών και Μεταφορών) με την οποία θα καθορίζονται οι λεπτομέρειες της υποχρέωσης των Οικονομικών Φορέων έκδοσης Ηλεκτρονικού τιμολογίου  προς τις Αναθέτουσες Αρχές. 
Εντούτοις επισημαίνεται ότι οι προμηθευτές του ελληνικού δημοσίου που έχουν ήδη επιλέξει την χρήση Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων και έχουν υποβάλλει τη «Δήλωση Αποκλειστικής Έκδοσης Στοιχείων μέσω Παρόχου» στη Φορολογική Διοίκηση (ΑΑΔΕ Α.1258/23.11.20 και Α.1138 12.6.20 ),  υποχρεούνται να εκδίδουν αποκλειστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια προς το Ελληνικό Δημόσιο μέσω παρόχου και να τα αποστέλλουν σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του δικτύου peppol  και του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ..

Σύμφωνα με v. 4972/ 23-9-2022 (άρθρα 158-160)  που αποτελεί την τροποποίηση του v. 4601/2019 για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση  στις Δημόσιες Συμβάσεις, όλες οι Αναθέτουσες Αρχές υποχρεούνται να παραλαμβάνουν ηλεκτρονικό τιμολόγιο ανεξαρτήτως ύψους π/υ σύμβασης.  Επιπλέον η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται για κάθε κατηγορία δαπάνης των αναθετουσών αρχών.

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο B2G σε κάθε περίπτωση διαβιβάζεται πρώτα στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA και παίρνει ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης). Από τα παραπάνω εξαιρούνται  οι συναλλαγές που ο Εκδότης του παραστατικού (Προμηθευτής Δημοσίου) βρίσκεται στην αλλοδαπή. Μόνο σε αυτή την περίπτωση το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο διαβιβάζεται απευθείας στο Access Point του Δημοσίου.

Ως «Δημόσιες Συμβάσεις άνω των ορίων» και ως «Συμβάσεις άνω των ορίων» νοούνται οι συμβάσεις εξ επαχθούς αιτίας οι οποίες συνάπτονται γραπτώς μεταξύ ενός ή περισσότερων Οικονομικών Φορέων και μιας ή ενός ή περισσότερων Αναθετουσών Αρχών / Αναθετόντων Φορέων, αντίστοιχα, και έχουν ως αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, και οι οποίες δεν εξαιρούνται δυνάμει των εξαιρέσεων που προβλέπονται στα άρθρα 7 έως 17 και 237 έως 252 του ν.4412/2016 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και των οποίων η εκτιμώμενη αξία εκτός φόρου προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ) είναι ίση προς ή ανώτερη από τα όρια της διάταξης των άρθρων 5 και 235 του ν.4412/2016, αντίστοιχα, όπως ισχύουν κάθε φορά. Για τα όρια των άρθρων 5 (Βιβλίο Ι) και 235 (Βιβλίο ΙΙ) του ν.4412/2016, κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 2021/1952 της Επιτροπής της 10ης Νοεμβρίου 2021 (Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ L398/23 της 11.11.2021) και τον Κανονισμό (ΕΕ) 2021/1953 της Επιτροπής της 10ης Νοεμβρίου 2021 (Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ L398/25 της 11.11.2021) που εφαρμόζονται για τη διετία  1.1.2022 – 31.12.2023 μπορείτε να ενημερωθείτε από τη σχετική σελίδα της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων μέσω του συνδέσμου: https://www.eaadhsy.gr/index.php/category-articles-nomothesia/16-c-enosiako-dikaio/c-kanonismoi-ee/585-katotata-oria-ton-arthron-5-vivlio-i-kai-235-vivlio-ii-tou-n-4412-2016 

Ο πωλητής αγαθών ή/και υπηρεσιών προς το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να  συμβληθεί με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης στοιχείων.

Ο Πάροχος υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης  στοιχείων πρέπει να έχει πιστοποιηθεί από :

α) την Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας της ΑΑΔΕ (Απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών Α1035/2020) 

β) τον οργανισμό Open PEPPOL AISBL ως σημείο πρόσβασης μέσω της Εθνικής Αρχής PEPPOL (ΓΓΠΣΔΔ) και

γ) να έχει ολοκληρώσει με επιτυχία  τους ελέγχους με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ

Η σχετική λίστα των παρόχων που πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις βρίσκεται στο: Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) είναι το πληροφοριακό σύστημα της ΓΓΠΣΔΔ που έχει ως στόχο τη διασύνδεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης.
Στο ΚΕΔ υλοποιείται το μοναδικό σημείο υποδοχής τιμολογίων για τις Δημόσιες Συμβάσεις και ο κόμβος δρομολόγησης των στοιχείων τους στα πληροφοριακά συστήματα των αρμοδίων φορέων.  (Πληροφορίες για το ΚΕΔ στην σελίδα https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked)

Με τον Εθνικό Μορφότυπο Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (ΗΤ) ορίζονται τα πεδία και οι ομάδες πεδίων που πρέπει να αναφέρονται στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων, για τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας, λαμβάνοντας υπόψη και το υπάρχον εθνικό, νομικό και επιχειρησιακό κανονιστικό πλαίσιο.

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο οικοσύστημα της κατά PEPPOL Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης βασίζεται στο ανοικτό πρότυπο XML (XSD schema της W3C) και  συμμορφώνεται τεχνολογικά και σημασιολογικά ως προς τα πεδία, δομή, επιχειρησιακούς κανόνες, πιθανούς περιορισμούς και επεκτάσεις με το πρότυπο W3EN 16931-1:2017, με τις πανευρωπαϊκές προδιαγραφές του PEPPOL CIUS (Core Invoice Usage Specifications) και με τις ανά χώρα ειδικές προδιαγραφές-προσαρμογές του Εθνικού Μορφότυπου. Οι προσαρμογές των εθνικών μορφότυπων είναι στην ευθύνη της τοπικής PEPPOL Authority (PA), δεν παραβιάζουν το  PEPPOL CIUS και δεν ισχύουν εκτός δικαιοδοσίας της PA.  Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις  προδιαγραφές των προαναφερθέντων προτύπων, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αυτόματα απορρίπτεται από τους μηχανισμούς ελέγχων  του PEPPOL.  
Περιγραφή του Εθνικού Μορφότυπου μπορεί να ανευρεθεί στην σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ  https://www.gsis.gr/e-invoice.

Ως  PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) ορίζεται μια συλλογή επιχειρησιακών, λειτουργικών, σημασιολογικών και τεχνικών προδιαγραφών, διατάξεων νομικού πλαισίου, λογισμικού και δημόσιου δικτύου δεδομένων, που αναγνωρίζονται εν τω συνόλω μέσω του όρου PEPPOL Interoperability Framework, η υλοποίηση και εφαρμογή των οποίων επιτρέπει  στις ευρωπαϊκές (και όχι μόνο) επιχειρήσεις  του Ιδιωτικού Τομέα να συναλλάσσονται διασυνοριακά κατά ηλεκτρονικό και ομοιογενή τρόπο με τον Ευρωπαϊκό Δημόσιο Τομέα στη περίπτωση B2G (αλλά και μεταξύ τους στη περίπτωση B2B), εύκολα, με ασφάλεια, αξιοπιστία, εμπιστευτικότητα  και αποτελεσματικότητα, όσον αφορά τις διαδικασίες προμηθειών (e-procurement), αυξάνοντας έτσι τον ανταγωνισμό για κρατικές και όχι μόνο συμβάσεις και έχοντας ως αποτέλεσμα την βέλτιστη αξιοποίηση των χρημάτων των φορολογουμένων πολιτών. Στoν Ελληνικό Δημόσιο Τομέα συγκεκριμένα, η εφαρμογή του PEPPOL αφορά το σχεδιασμό, υλοποίηση και αξιοποίηση κατανεμημένων, συνεργαζόμενων υπηρεσιών της διαδικασίας της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (e-invoicing), στο πλαίσιο των προμηθειών του Ελληνικού Δημοσίου (ΦΕΚ 2425 Β, 18-7-2020).  

Το Core Invoice Usage Specification (CIUS) είναι μια εξειδίκευση χρήσης σε σχέση με το βασικό πρότυπο ΕΝ 16931, δηλαδή ορίζει επιπλέον του core model, περιορισμούς και διαφοροποιήσεις χρήσης σε Ευρωπαϊκό και Εθνικό επίπεδο, χωρίς αυτά να μειώνουν την διακρατική εφαρμοσιμότητά του.  Ειδικότερα για την Ελλάδα για συναλλαγές B2G έχει θεσπισθεί και υλοποιηθεί το λεγόμενο Greek CIUS (Εθνικός Μορφότυπος Ηλεκτρονικού Τιμολογίου) μέσω σχετικής ΚΥΑ (ΦΕΚ 2425/Β 18-06-2020) και  επόμενων τροποποιήσεών της, η οποία περιγράφει και θεσπίζει τις κατά PEPPOL επιτρεπτές διαφοροποιήσεις σε έννοιες, δεδομένα, τύπους και κανόνες που αφορούν τα επιχειρησιακά πεδία και οντότητες δεδομένων του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου,  οι οποίες είναι απαραίτητες  για την απρόσκοπτη εφαρμογή της κατά PEPPOL ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην ελληνική πραγματικότητα. 

Για τους σκοπούς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις, δεν μπορεί να θεωρηθεί ότι αποτελούν ηλεκτρονικό τιμολόγιο τα ακόλουθα:

  i) Απλό αρχείο εικόνας. 

 ii) Ένα σκαναρισμένο έγχαρτο τιμολόγιο (σε μορφή πχ. pdf), που αποστέλλεται στoν Φορέα μέσω email ή άλλου μέσου.

iii) Τιμολόγια που εκδίδονται μέσω της εφαρμογής "timologio" της ΑΑΔΕ. Η εφαρμογή αυτή δεν αποτελεί εφαρμογή έκδοσης ΗΤ αλλά παρέχει τη δυνατότητα στους οικονομικούς φορείς μηχανογραφικής έκδοσης και αυτόματης διαβίβασης τιμολογίων στην πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ. Τα εκδιδόμενα αυτά παραστατικά διατίθενται σε μορφή pdf ενώ η ευθύνη αποστολής τους στον λήπτη ανήκει στον εκδότη οικονομικό φορέα

iv) Κάθε τιμολόγιο που δεν έχει δρομολογηθεί στο Φορέα μέσω του ΚΕΔ.

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice.

Δε χρειάζεται ως πωλητής να έχετε κάποια πιστοποίηση με την προϋπόθεση ότι συνεργάζεσθε με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο.
Χρειάζεται να διασφαλίσετε τη συνεργασία με κάποιον Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής 'Εκδοσης Στοιχείων (Βλέπε ερώτηση 1.6 Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης https://www.gsis.gr/parohoi-ypiresion-ilektronikis-timologisis

Ναι. Στην περίπτωση του πιστωτικού ηλεκτρονικού τιμολογίου πρέπει να συσχετισθεί με το αντίστοιχο ή τα αντίστοιχα  χρεωστικά που έχουν προηγηθεί. Λεπτομέρειες για την ορθή συμπλήρωση του μορφοτύπου θα βρείτε σε σχετική τεκμηρίωση στο σύνδεσμο : Οδηγός Μορφοτύπου.

Κάθε πιστωτικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο  μπορεί να συσχετισθεί με ένα ή περισσότερα χρεωστικά. Αν τα συσχετιζόμενα χρεωστικά είναι παρά πάνω από ένα, θα πρέπει υποχρεωτικά να αφορούν στον ίδιο π/υ και την ίδια σύμβαση. Επίσης, σε κάθε χρεωστικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μπορούν να συσχετισθούν παρά πάνω από ένα πιστωτικά.

Σε συνεργασία με τον πάροχο που θα επιλέξετε θα πρέπει να προσαρμόσετε το Πληροφοριακό σας Σύστημα (ΠΣ)  για την αποστολή ΗΤ προς τον Πάροχο και την παραλαβή μηνυμάτων ενημέρωσης όπως αυτά περιγράφονται από τις ΚΥΑ. 

Η λίστα όλων των πιστοποιημένων παρόχων υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων τιμολόγησης μπορεί να ανευρεθεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

Με την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  από την Αναθέτουσα Αρχή  αποστέλλεται απαντητικό ενημερωτικό μήνυμα. 

Εφ' όσον το σφάλμα στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο εντοπιστεί πριν την αποστολή του, τότε μπορεί να ακυρωθεί, διαφορετικά σε περίπτωση απόρριψης από το  ΚΕΔ ή  απόρριψης από την Αναθέτουσα Αρχή το ΗΤ δεν μπορεί να ακυρωθεί και  θα πρέπει να εκδοθεί πιστωτικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο.

Μετά την αποστολή τιμολογίου ο πωλητής λαμβάνει κατά περίπτωση τα παρακάτω μηνύματα  : 
- λήψη ή απόρριψη τιμολογίου από το ΚΕΔ, 
- επιτυχής παραλαβή Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  από το σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής (προσδιορίζει την ημερομηνία παραλαβής του ΗΤ)
- απόρριψη από την Αναθέτουσα Αρχή
- αμφισβήτηση από την Αναθέτουσα Αρχή  (με πιθανή αίτηση για αποστολή πιστωτικού ή άλλων πρόσθετων δικαιολογητικών)
- αποδοχή 
- πληρωμή/μερική πληρωμή          

Ο Αριθμός του Δελτίου Αποστολής μπορεί να συμπληρωθεί στο πεδίο του μορφότυπου "B-16" το οποίο δεν είναι υποχρεωτικό.  Με βάση τον Ευρωπαϊκό μορφότυπο σε κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αντιστοιχείται ένα Δελτίο Αποστολής. Αν κατ' εξαίρεση, υπάρχουν πολλά Δελτία Αποστολής που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο ΗΤ, τότε και μέχρι την κατάλληλη προσαρμογή των Πληροφοριακών Συστημάτων, δύναται να συμπληρώνονται οι επι πλέον (πλην του πρώτου) αριθμοί  Δελτίων Αποστολής στα αντίστοιχα δεδομένα της ομάδας πεδίων BG-24του μορφότυπου και συγκεκριμένα στα αντίστοιχα δεδομένα του πεδίου BT-122 ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής και στα αντίστοιχα δεδομένα του πεδίου BT-123 ο χαρακτηρισμός ##DELTIO.APOSTOL##. Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ ανατρέξτε στον Οδηγό Μορφότυπου στο link https://www.gsis.gr/e-invoice

Βλέπε ερώτηση 2.9

Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται πρέπει να αναφέρεται σε μία πηγή χρηματοδότησης. Σε συνεννόηση με την Αναθέτουσα Αρχή θα συμπληρώνετε είτε πηγή χρηματοδότησης 1|ΑΔΑ Ανάληψης (τακτικός π/υ), είτε 2|Ενάριθμος έργου ( π/υ ΠΔΕ) ανάλογα με τον προϋπολογισμό που βαρύνει η συγκεκριμένη δαπάνη. Όλα τα παραπάνω απαιτούμενα στοιχεία αναφέρονται στην σύμβαση.

Είναι η ημερομηνία του μηνύματος "ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ" -In Process (IP) ( κωδ. Μηνύματος 1) που αποστέλλεται από το ΚΕΔ.

Τόσο οι διακηρύξεις όσο και οι αποφάσεις ανάθεσης και οι συμβάσεις  αναφέρουν απαραίτητα τον αριθμό της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης και κατά συνέπεια και τον ΑΔΑ αυτής.  Σε κάθε περίπτωση η εκάστοτε ΑΑ παρέχει την πληροφορία αυτή.

Σε κάθε Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης αναφέρεται αναλυτικά το είδος της δαπάνης και ο σχετικός Αναλυτικός Λογαριασμός Εξόδου (ΑΛΕ)/Κωδικός Αριθμός Εξόδου (ΚΑΕ), που αντιστοιχεί στο είδος που τιμολογείται. Σε κάθε περίπτωση η εκάστοτε ΑΑ παρέχει την πληροφορία αυτή.

Στη Σύμβαση αναφέρεται πάντα η πηγή χρηματοδότησης (ΠΔΕ ή/και ενάριθμος). Σε περίπτωση που δεν καταστεί εφικτή η ανεύρεση του ενάριθμου του έργου, θα πρέπει ο δικαιούχος να απευθύνεται στην αρμόδια Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ).

Σύμφωνα με την αριθμ. 60967/17-06-2020 κυα, σε περίπτωση που απαιτηθεί η έκδοση πιστωτικού τιμολογίου θα πρέπει και αυτό να είναι σε ηλεκτρονική μορφή.

Δεν επιτρέπεται και θα απορριφθεί από το ΚΕΔ.

Διευκρινίζεται ότι τα παραστατικά παρεχόμενων υπηρεσιών (τίτλοι κτήσης) δεν αποτελούν τιμολόγια και ως εκ’ τούτου του δεν συνάγεται καμία υποχρέωση σε ότι αφορά τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης των δημοσίων συμβάσεων.

Διευκρινίζεται ότι τα παραστατικά λιανικής πώλησης δεν αποτελούν τιμολόγια και ως εκ’ τούτου του δεν συνάγεται καμία υποχρέωση σε ότι αφορά τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης των δημοσίων συμβάσεων.

Ναι, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας της ΑΑΔΕ ένας πωλητής μπορεί να έχει περισσότερους του ενός παρόχους.

Σε κάθε περίπτωση ο Πάροχος για να υποβάλλει ηλεκτρονικά τιμολόγια στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων πρέπει να έχει πιστοποιηθεί από :

α) την Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας της ΑΑΔΕ (Απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών Α1035/2020)

β) τον οργανισμό Open PEPPOL AISBL ως σημείο πρόσβασης μέσω της Εθνικής Αρχής PEPPOL (ΓΓΠΣΔΔ)

γ) να έχει ολοκληρώσει με επιτυχία τους ελέγχους με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice

Ο πωλητής αγαθών ή/και υπηρεσιών προς το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να συμβληθεί με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης στοιχείων που να πληροί τις προϋποθέσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης προς το Ελληνικό Δημόσιο (Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice Σε συνεργασία μαζί του θα κάνετε τις απαραίτητες συμπληρωματικές προσαρμογές στο πληροφοριακό σας σύστημα και στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες.

Όχι δεν είναι υποχρεωτική. Ο υπολογισμός των κρατήσεων και παρακρατήσεων αποτελεί αποκλειστική αρμοδιότητα και ευθύνη των οικονομικών υπηρεσιών των Φορέων του Δημοσίου. Σε κάθε περίπτωση για πληροφοριακούς μόνο λόγους μπορείτε να αναγράφετε την εκτίμησή σας για τις κρατήσεις / παρακρατήσεις σε συγκεκριμένα πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου που δεν επηρεάζουν το τελικό συνολικό ποσό του τιμολογίου. Η συμπλήρωση των παραπάνω πληροφοριακών στοιχείων γίνεται με την καθοδήγηση των παρόχων βάσει των οδηγιών μορφοποίησης που είναι αναρτημένες στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ  https://www.gsis.gr/e-invoice

Ο Μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολόγιου διαθέτει πεδία όπως:

Αναφορά Εντολής Αγοράς – (Purchase order reference) Αναγνωριστικό της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς, σε επίπεδο Η.Τ. (BT-13)

Στοιχείο Αναφοράς Δελτίου Αποστολής – (Despatch advice reference) Στο πεδίο συμπληρώνεται κατά περίπτωση, ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής (ΔΑ) του αγαθού στο οποίο αναφέρεται το Η.Τ. (BT-16)

Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή - Buyer reference Ένα αναγνωριστικό που αποδίδεται από τον Αγοραστή και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης (ΒΤ-10)

• Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω webservices από το ΚΕΔ , τα προαναφερόμενα πεδία υπάρχουν και στις τεχνικές προδιαγραφές των web services
• Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του ΕΔΗΤ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο «Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή» που φαίνεται στην πρώτη σελίδα αναζήτησης της λίστας των ηλεκτρονικών τιμολόγιων που αφορούν τον φορέα σας.

Μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μορφότυπου που έχει αναρτηθεί στο Portal για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. 

Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσει ένας οικονομικός φορέας για να πιστοποιηθεί ως επίσημος Πάροχος Υπηρεσιών PEPPOL είναι τα ακόλουθα:
1. Να επισκεφθεί το επίσημο web site του οργανισμού OPEN PEPPOL AISBL προς γενικότερη ενημέρωση.
2. Να ανατρέξει στην ιστοσελίδα "Join OpenPEPPOL" https://peppol.eu/get-involved/join-openpeppol/ για να  ανακτήσει την ηλεκτρονική ΑΙΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ (Registration Form) στέλνοντας σχετικό email στη διεύθυνση  info@peppol.eu.
3. Να συμπληρώσει την Αίτηση Εγγραφής ως υποψήφιος Πάροχος υπηρεσιών Access Point ή/και Service Metadata Publisher, να υποβάλει την Αίτηση Εγγραφής στον OPEN PEPPOL και να εξοφλήσει τα  τέλη εγγραφής. Με την έγκριση της Αίτησης Εγγραφής από τον οργανισμό ο υποψήφιος Πάροχος αποκτά την ιδιότητα του Open PEPPOL member (https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/).
4. Η Συντονιστική Αρχή PEPPOL (PEPPOL Coordinating Authority) συστήνει στον υποψήφιο Πάροχο να συνάψει τη συμφωνία "Transport Infrastructure Agreement" με την Εθνική Αρχή PEPPOL τοπικά, στη χώρα της έδρας του φορέα, που για την Ελλάδα είναι η ΓΓΠΣΔΔ (https://www.gsis.gr/e-invoice).
5. Ο υποψήφιος Πάροχος έρχεται σε επαφή με τη ΓΓΠΣΔΔ η οποία έχει αναλάβει το ρόλο της Εθνικής Αρχής PEPPOL με δικαιοδοσία B2B και B2G συναλλαγές στην Ελλάδα, και αιτείται τo έγγραφο της Συμφωνίας Transport Infrastructure Agreement (TIA) στο email : peppol@gsis.gr. 
6. Η ΓΓΠΣΔΔ ελέγχει τα έγγραφα που προσκομίζει ο υποψήφιος Πάροχος (βλέπε 3.2) και προεγκρίνει ή απορρίπτει την αίτησή του.
7. Στην περίπτωση θετικής προέγκρισης η ΓΓΠΣΔΔ αποστέλλει στον υποψήφιο Πάροχο προς μελέτη και συνυπογραφή τη Συμφωνία TIA.
8. ΓΓΠΣΔΔ και υποψήφιος Πάροχος συμφωνούν και συνυπογράφουν την TIA. 
9. Ο υποψήφιος Πάροχος αιτείται στον οργανισμό OPEN PEPPOL (στο Peppol Service Desk https://openpeppol.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/1 )  τη χορήγηση του πιστοποιητικού TEST PKI.
10. Ο Οργανισμός, με τη σύμφωνη γνώμη της ΓΓΠΣΔΔ, αποστέλλει το TEST PKI και ο υποψήφιος Πάροχος εκτελεί τα σενάρια δοκιμών που εμπεριέχει.
11. Με την επιτυχή έκβαση των ελέγχων του TEST PKI και την έγκρισή τους, ο οργανισμός OPEN PEPPOL σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣΔΔ αποστέλλει στον υποψήφιο Πάροχο το PRODUCTION PKI, του απονέμει το ρόλο του Πιστοποιημένου Παρόχου Υπηρεσιών PEPPOL και δημοσιεύει τα στοιχεία του στη λίστα https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/. Περισσότερες λεπτομέρειες στο σύνδεσμο https://www.gsis.gr/peppol

Η Εθνική Αρχή PEPPOL για να προεγκρίνει ένα υποψήφιο Πάροχο υπηρεσιών PEPPOL που είναι εγκατεστημένος στην Ελλάδα, θα πρέπει να έχει  στη διάθεσή της επίσημα έγγραφα, όπως ενδεικτικά και κατ΄ελάχιστον αναφέρονται παρακάτω, τα οποία αποδεικνύουν τη νομική - οικονομική φερεγγυότητα του υποψήφιου Παρόχου και την τεχνολογική επάρκεια των ΤΠΕ υποδομών μέσω των οποίων πρόκειται να προφέρει υπηρεσίες PEPPOL :

1. Επίσημο ισχύον Καταστατικό της εταιρείας που να είναι δημοσιευμένο στο Γ.Ε.ΜΗ.
2. Πιστοποιητικό περί "Μη Αίτησης Πτώχευσης".
3. Πιστοποιητικό περί "Μη Έκδοσης Απόφασης Πτώχευσης".
4. Πιστοποιητικό Φορολογικής Ενημερότητας.
5. Πιστοποιητικό Μητρώου του πληροφοριακού συστήματος TAXIS της ΑΑΔΕ.
6. Τεκμηρίωση και διαγραμματική απεικόνιση υποδομών ΤΠΕ, συμπεριλαμβανομένων δικτύων, κεντρικών εξυπηρετητών και περιφερειακού εξοπλισμού
7. Τεκμηρίωση και διαγραμματική απεικόνιση λογισμικού εφαρμογών και λογισμικού συστήματος  (λειτουργικό σύστημα, βάσεις, middleware, αρχεία και αποθετήρια δεδομένων), συμπεριλαμβανομένων και των πόρων που καταναλώνουν  σε υποδομές και συστήματα ΤΠΕ .
8. Τεκμηρίωση απομεμακρυσμένης πρόσβασης και διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα (απευθείας, μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών).
9. Τεκμηρίωση Διαδικασιών και μέτρων Αποθήκευσης , Επανακτησιμότητας  και Διαθεσιμότητας  Δεδομένων.
10. Τεκμηρίωση Μέτρων Ασφάλειας και Προστασίας των Υποδομών.
11. Τεκμηρίωση Σχεδίου και Διαδικασιών Επιχειρησιακής Συνέχειας.
12. Τεκμηρίωση Πολιτικών, Μέτρων και Σχεδίου Ασφάλειας Δεδομένων εν κινήσει και σε αποθήκευση.
13. Συμβόλαια Συντήρησης και Τεχνικής Υποστήριξης με τρίτες εταιρίες.
14. Τεκμηρίωση πρόσβασης χρηστών

Για τον πλήρη κατάλογο των απαιτούμενων εγγράφων ο υποψήφιος πάροχος καλείται να επικοινωνήσει με την Εθνική Αρχή PEPPOL στο email peppol@gsis.gr 

Ως  Πάροχος  υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης προς  το Ελληνικό Δημόσιο με έδρα το εξωτερικό και πελάτες προμηθευτές του Ελληνικού Δημοσίου με έδρα το εξωτερικό, θα πρέπει: 

• να είστε πιστοποιημένος από τον οργανισμό OPEN PEPPOL  AISBL ή/και την Εθνική Αρχή PEPPOL της χώρας που είναι η έδρα της εταιρείας.
• να έχετε ολοκληρώσει με επιτυχία τον κύκλο των σεναρίων ελέγχου του ΚΕΔ.  Για τον προγραμματισμό και την πραγματοποίηση ελέγχων θα πρέπει να απευθυνθείτε στο : kedsupport@gsis.gr

Ως υποψήφιος Πάροχος  υπηρεσιών  Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα Προμηθευτών με έδρα στην Ελλάδα προς  το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να έχετε:

• Πιστοποίηση παρόχου κατά PEPPOL από τον   Οργανισμό OPEN PEPPOL  AISBL ή/και την Εθνική Αρχή PEPPOL δηλ. τη ΓΓΠΣΔΔ., ώστε να καταχωρηθείτε στη λίστα https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/
• Πιστοποίηση Αδειοδοτημένου λογισμικού  Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης που να έχει λάβει άδεια καταλληλότητας  για Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ) από την ΑΑΔΕ ( https://www.aade.gr/adeiodotimena-logismika-parohon-ilektronikis-timologisis ).
• Να έχετε ολοκληρώσει με επιτυχία τον κύκλο των σεναρίων ελέγχου του ΚΕΔ.  Για τον προγραμματισμό και την πραγματοποίηση ελέγχων θα πρέπει να απευθυνθείτε στο : kedsupport@gsis.gr

Το τρέχον στάδιο ένταξης υποψηφίων παρόχων στην B2G Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορει να ανευρεθεί στο σχετικό πίνακα στη διεύθυνση https://www.gsis.gr/parohoi-ypiresion-ilektronikis-timologisis

Ως υποψήφιος Πάροχος με έδρα εκτός Ελλάδος, υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα για Προμηθευτές του Ελληνικού Δημοσίου με έδρα στην Ελλάδα,  οφείλει είτε να δημιουργήσει θυγατρική  εταιρεία στην Ελλάδα (με ελληνικό ΑΦΜ και ΓΕΜΗ) η οποία θα είναι πιστοποιημένη ΥΠΑΗΕΣ κατά ΑΑΔΕ και πιστοποιημένη κατά PEPPOL, ώστε η θυγατρική να χειρίζεται τα συγκεκριμένα Η.Τ Ελλήνων προμηθευτών της μητρικής εταιρείας, είτε να συμβληθεί με Έλληνα, τοπικό πάροχο ΥΠΑΗΕΣ και πιστοποιημένο κατά PEPPOL και να προωθεί (συστεμικά) σε αυτόν τα Η.Τ των πελατών του Ελλήνων Προμηθευτών του Ελληνικού Δημοσίου και εν συνεχεία ο συγκεκριμένος τοπικός πάροχος με τη σειρά του να αποστέλλει  τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στις Αναθέτουσες Αρχές. 

Βλέπε σχετικό ερώτημα 2.9

Ο Πάροχος αποστέλλει την σύνοψη του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου αρχικά στο myDATA σε πραγματικό χρόνο. Μετά την επιτυχή παραλαβή της σύνοψης από το myDATA, συμπληρώνει τα κατάλληλα πεδία (ΜΑΡΚ κλπ) στο ΗΤ και στη συνέχεια το αποστέλλει στο ΚΕΔ. 

Το ΚΕΔ προσφέρει διαδικτυακή υπηρεσία (web service) με την οποία ελέγχεται η ορθότητα των πεδίων : (ΑΦΜ αγοραστή και πωλητή, μοναδική υποβολή τιμολογίου, ενάριθμος ΠΔΕ, κωδικός ΑΑ, ΑΔΑΜ , τύπος π/υ).

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.3

Οι προθεσμίες πληρωμής εκκινούν με την επιτυχή, από τεχνικής απόψεως παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  από το Πληροφοριακό σας Σύστημα. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το ΕΔΗΤ για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, οι προθεσμίες εκκινούν με την λήψη του ενημερωτικού ηλεκτρονικού μηνύματος για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου τιμολογίου. Η τεχνική παραλαβή χρονοσημαίνεται και επικοινωνείται στον πωλητή με τυποποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ ("ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ").

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο  νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Εθνικού ή Ευρωπαϊκού Μορφότυπου και μόνο.
ΠΡΟΣΟΧΗ!!!
Μοναδικός τρόπος παραλαβής του ΗΤ  είναι μέσα από το ΚΕΔ

Απαραίτητη προϋπόθεση για να μπορέσει μια Αναθέτουσα Αρχή να παραλάβει για πρώτη φορά Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο είναι να περιληφθεί  στο Μητρώο ΑΑ για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (ΑΑΗΤ). Το μητρώο ΑΑΗΤ περιλαμβάνει τα απαραίτητα στοιχεία δρομολόγησης του ΗΤ για την παραλαβή του από την ΑΑ και την πληρωμή του από την αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Όλοι οι Φορείς του Δημοσίου αποκτούν πρόσβαση στα ΗΤ αρμοδιότητάς τους μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ, η οποία αποτελεί το μοναδικό σημείο υποδοχής ηλεκτρονικών τιμολογίων για λογαριασμό όλων των Φορέων του Δημοσίου. Ο τρόπος αυτός προσδιορίζεται αναλυτικά στην κυα της Αρχιτεκτονικής (αριθμ.οικ.98979ΕΞ2021/10-8-2021) όπως ισχύει.Η παραλαβή του ΗΤ από την ΑΑ μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
1.      Αν η Αναθέτουσα Αρχή διαθέτει κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα, τότε μπορεί να παραλάβει το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο  στο σύστημά της μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (web services -ws) του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ (ΚΕΔ). Για πληροφορίες σχετικές με την χρήση και εκμετάλλευση των ws πατήστε εδώ. Σε αυτήν την περίπτωση η διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου και η επικοινωνία με το ΚΕΔ γίνεται από το Πληροφοριακό Σύστημα μέσω ws.
2.      Αν η Αναθέτουσα Αρχή δεν διαθέτει το κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) ή δεν έχει ακόμα αναβαθμίσει το ΠΣ της (περίπτωση 1) ή υπάρχει προσωρινή τεχνική αδυναμία, τότε θα μπορεί να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή «ΕΔΗΤ» της ΓΓΠΣΔΔ.
Πληροφορίες για τη χρήση της εφαρμογής (user manual) και της διαδικασίας εξουσιοδότησης χρηστών μπορείτε να βρείτε εδώ.  

Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

Το μητρώο Αναθετουσών Αρχών για την Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο το διαχειρίζεται η ΓΓΠΣΔΔ και περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία δρομολόγησης του ΗΤ για την παραλαβή τους από την ΑΑ και την πληρωμή του από την αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Για την εγγραφή στο μητρώο ΑΑΗΤ απαιτείται η προηγούμενη εγγραφή στο Mητρώο ΑΑ της ΕΑΑΔΗΣΥ με βάση τις διατάξεις του ν. 4412/2016 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.

 Αναλυτικές πληροφορίες στο σύνδεσμο : https://www.gsis.gr/e-invoice.

Σε αυτές τις  περιπτώσεις θα πρέπει να σταλεί email στο : anathetouses@gsis.gr  

με τις αλλαγές που έχουν γίνει καθώς και πλήρη στοιχεία επικοινωνίας του φορέα.

Μεταξύ του πωλητή και της Αναθέτουσας Αρχής ανταλλάσσονται, μέσω του Παρόχου, τα παρακάτω μηνύματα :
- επιτυχής παραλαβή ΗΤ από το σύστημα της ΑΑ (ημερομηνία παραλαβής ΗΤ)
- απόρριψη από ΑΑ
- αμφισβήτηση από ΑΑ (με πιθανή αίτηση για αποστολή πιστωτικού ή άλλων πρόσθετων δικαιολογητικών)
Επιπλέον, στις περιπτώσεις ΧΕΠ/ διαχειριστή ΠΠ αποστέλλονται τα παρακάτω μηνύματα :
-  αποδοχή 
- πληρωμή/μερική πληρωμή

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής , αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Φορέα σας. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου υπάρχει δυνατότητα  οπτικοποίησης  και εκτύπωσης αντιγράφου του. Το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δύναται να αποθηκευθεί στο Πληροφοριακό Σύστημα. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών - ΗΔΔ (Φορείς Κεντρικής Διοίκησης), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

Η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει και διαχειρίζεται μέσω του e-ΠΔΕ κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στο πλαίσιο Σύμβασης που εκτελείται με δαπάνη από τον προϋπολογισμό του ΠΔΕ.   

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  μέσω του e-ΠΔΕ είναι διαθέσιμες στον σύνδεσμο http://epde.gr/liferay-portal/nea, στη διαδρομή Νέα και Εγκύκλιοι ΔΔΕ/Νέα διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής μέσω e-ΠΔΕ, εγχειρίδιο χρήσης - 14/12/2020 (σελ. 6-18)

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής  που έχετε πιστοποιηθεί ως χρήστης του ΕΔΗΤ, αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο Πληροφοριακό σας Σύστημα. Με την ολοκλήρωση του ελέγχου, δρομολογείται, μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στην αρμόδια για την πληρωμή Οικονομική Υπηρεσία. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών (ΗΔΔ), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

Η διαχείρισή του είναι ίδια με αυτή του χρεωστικού τιμολογίου και ακολουθεί τη ροή του συσχετιζόμενου χρεωστικού

με τη διαφορά ότι η τελική του κατάσταση είναι η "ΑΠΟΔΟΧΗ"

Σε περίπτωση λήψης του τιμολογίου μέσω :  α) της εφαρμογής ΕΔΗΤ ή του ΠΔΕ δίνεται η δυνατότητα προβολής/αποθήκευσης του xml αρχείου που αντιστοιχεί στο πρωτότυπο ΗΤ, καθώς και η δυνατότητα προβολής html αρχείου, το οποίο μπορεί ο χρήστης να αποθηκεύσει σε μορφή pdf μέσω του browser και β) του συστήματος ERP του φορέα, η προβολή / αποθήκευση του τιμολογίου θα γίνεται από το σύστημα. 

Ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο  απορρίπτεται όταν κατά τον έλεγχο ορθότητας του προκύπτει ότι δεν είναι σύμφωνο με τους όρους υφιστάμενης σύμβασης ή κατόπιν διαπίστωσης της  μη νομιμότητας της δαπάνης.  Ο πωλητής, μέσω του ΚΕΔ λαμβάνει μήνυμα "ΑΠΟΡΡΙΨΗ". Πριν την οριστική απόρριψη συνήθως έχει προηγηθεί σχετική ενημέρωση του πωλητή με μήνυμα "ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗΣ" στο οποίο αναφέρονται οι σχετικοί λόγοι. 

Θα πρέπει να έχει ολοκληρώσει επιτυχώς ένα κύκλο δοκιμών με το ΚΕΔ ώστε στη συνέχεια το σύστημα να ξεκινήσει να λαμβάνει ΗΤ. https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked

Βλέπε σχετικό ερώτημα 6.1.3

Για κάθε τύπο προϋπολογισμού ισχύουν οι γενικές αλλά και οι κατά περίπτωση ειδικότερες διατάξεις. Οι ίδιες αυτές διατάξεις εφαρμόζονται και στην περίπτωση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου με μόνη διαφορά στον τρόπο λήψης και διακίνησής του εντός του φορέα. 

Θα πρέπει να έχετε πρόσβαση στο ΠΣ  της Αναθέτουσας Αρχής (εφ' όσον αυτό υποστηρίζει ΗΤ) ή  να εξουσιοδοτηθείτε στο ΕΔΗΤ με τον αντίστοιχο ρόλο (Υπόλογος ΧΕΠ/Διαχειριστής Πάγιας προκαταβολής).

Μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος  του Φορέα σας αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το Πληροφοριακό σας Σύστημα με την νέα  κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείτε το φάκελο της δαπάνης. 
Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση  https://www.gsis.gr/e-invoice.

Μέσω του ΕΔΗΤ αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης, εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με την νέα  κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείται ο φάκελος της δαπάνης.  Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση.

Μπορείτε α) να θέσετε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε αμφισβήτηση με αποστολή σχετικού μηνύματος μέσω ΚΕΔ στον πωλητή αναφέροντας περιληπτικά τους λόγους αμφισβήτησης β) να το απορρίψετε και γ) σε περίπτωση πληρωμής/μερικής πληρωμής, η οποία γίνεται εξωσυστημικά, ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με τις ενέργειες αυτές ώστε να αλλάξει η κατάσταση του ΗΤ σε πληρωμένο και να ενημερωθεί σχετικά μέσω ΚΕΔ ο πωλητής.

Εφόσον ο οργανισμός ασκεί αρμοδιότητες αναθέτουσας αρχής και διαθέτει τις προϋποθέσεις για να ενταχθεί στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών της ΕΑΑΔΗΣΥ, όλες τις δημόσιες συμβάσεις που εκτελεί ως αναθέτουσα αρχή και οι οποίες υπάγονται στους νόμους 3978/2011 (Α΄137), 4412/2016 (Α΄147) και 4413/2016 (Α΄ 148) όπως αυτοί έχουν τροποποιηθεί και ισχύουν, ακολουθεί τα προβλεπόμενα για την ηλεκτρονική τιμολόγηση των δημοσίων συμβάσεων, αναφορικά με τη λήψη των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους προμηθευτές του. Τυχόν δημόσιες συμβάσεις που εκτελεί στο πλαίσιο της άσκησης αρμοδιοτήτων της επιχειρηματικής δραστηριότητας, εφόσον αυτή η δραστηριότητα υπόκειται σε ΦΠΑ, είναι υπόχρεος στις προβλέψεις των Ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ (https://www.aade.gr/mydata). Παράλληλα με το ρόλο πωλητή του δημοσίου (οικονομικού φορέα-προμηθευτή) εφόσον έχει ενταχθεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση υποβάλλει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στην αρμόδια αναθέτουσα αρχή σύμφωνα με τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις δημόσιες συμβάσεις.

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβιβάζονται πάντα μέσω Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και η εκτύπωση τους εμφανίζει υποχρεωτικά τη συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##), όπως περιγράφεται στο παράρτημα Β της υ.α. αριθμ.Α.1035/2020. Αυτό διαφοροποιεί την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι μας έχει προσκομιστεί εκτύπωση ηλεκτρονικού τιμολογίου, θα πρέπει να αναζητήσουμε στο πληροφοριακό μας σύστημα (π.χ. e-ΠΔΕ, ΟΠΣΔΠ, ΕΔΗΤ κλπ) το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δεδομένου ότι πρωτότυπο δικαιολογητικό είναι το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου. Η δυνατότητα οπτικοποίησης /εκτύπωσης δίνεται προκειμένου να είναι δυνατός ο έλεγχος του περιεχομένου του ηλεκτρονικού αρχείο και σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί δικαιολογητικό εκκαθάρισης /πληρωμής.

Η ύπαρξη του Μ.ΑΡ.Κ. (μοναδικός αριθμός καταχώρησης που χορηγείται από την ΑΑΔΕ για κάθε έγκυρη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myData), της συμβολοσειράς αυθεντικοποίησης και του αναγνωριστικού του παραστατικού (UID), τα οποία είναι τρία νέα στοιχεία που υποχρεωτικά περιλαμβάνονται στο ΗΤ και εξασφαλίζουν την εγκυρότητα και ορθότητα του παραστατικού από φορολογική άποψη. Τα στοιχεία αυτά ελέγχονται από το ΚΕΔ κατά την παραλαβή των τιμολογίων και πριν τη διάθεσή στους αρμόδιους φορείς, μέσω σχετικής διεπαφής που έχει αναπτυχθεί μεταξύ ΚΕΔ και ΑΑΔΕ. Κατά συνέπεια δεν απαιτείται περαιτέρω έλεγχος εγκυρότητας των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς.

Δεν είναι υποχρεωτική, στην πρώτη φάση λειτουργίας της πλατφόρμας myData, η αναγραφή του Μ.ΑΡ.Κ. στις περιπτώσεις των χειρόγραφων τιμολογίων και των έγχαρτων τιμολογίων που εκδίδονται μέσω ERP ή μέσω της εφαρμογής «timologio» της ΑΑΔΕ

Ο προσδιορισμός του ύψους των κρατήσεων /παρακρατήσεων και η παρακράτηση και απόδοσή τους είναι αρμοδιότητα και ευθύνη του Φορέα του Δημοσίου. Βάσει του μορφοτύπου των ΗΤ που εκδίδονται στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων (ΚΥΑ αριθ.63446/31-5-2021), τα ποσά των κρατήσεων/παρακρατήσεων δύναται να συμπληρώνονται από τους οικονομικούς φορείς σε συγκεκριμένα πληροφοριακά πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Η κατά τα ανωτέρω συμπλήρωση των ποσών αυτών δεν επηρεάζει την συνολική αξία του ΗΤ και την εκκαθάριση της δαπάνης από την οικονομική υπηρεσία του Φορέα. Τα ανωτέρω ισχύουν και στην περίπτωση αναγραφής των κρατήσεων / παρακρατήσεων σε έγχαρτα τιμολόγια.

Ο Μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολόγιου διαθέτει πεδία όπως: 

BT-13  Αναφορά Εντολής Αγοράς – (Purchase order reference)   Αναγνωριστικό της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς, σε επίπεδο Η.Τ. 
BT-16  Στοιχείο Αναφοράς Δελτίου Αποστολής – (Despatch advice reference) Στο πεδίο συμπληρώνεται κατά περίπτωση, ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής (ΔΑ) του αγαθού στο οποίο αναφέρεται το Η.Τ. 
ΒΤ-10 Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή - Buyer reference Ένα αναγνωριστικό που αποδίδεται από τον Αγοραστή και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης

•    Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω webservices από το ΚΕΔ , τα προαναφερόμενα  πεδία υπάρχουν και στις τεχνικές προδιαγραφές των web services
•    Αν παραλαμβάνετε  τα  ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του ΕΔΗΤ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο ΒΤ-10 «Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή» που φαίνεται στην πρώτη σελίδα αναζήτησης της λίστας των ηλεκτρονικών τιμολόγιων  που αφορούν τον φορέα σας.

Μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μορφότυπου που έχει αναρτηθεί στο Portal για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Οι προθεσμίες πληρωμής εκκινούν με την επιτυχή από τεχνικής απόψεως παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  από το πληροφοριακό σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το ΕΔΗΤ για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, οι προθεσμίες εκκινούν με την λήψη του ενημερωτικού ηλεκτρονικού μηνύματος για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου τιμολογίου από την ΑΑ. Η τεχνική παραλαβή χρονοσημαίνεται και επικοινωνείται στον πωλητή με τυποποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ ("ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ").

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο  νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Εθνικού ή Ευρωπαϊκού Μορφότυπου και μόνο.

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο δρομολογείται από το ΚΕΔ άμεσα στο ΟΠΣΔΠ, στο οποίο το αναζητάτε προκειμένου να το συσχετίσετε με το σχετικό χρηματικό ένταλμα. Παράλληλα το αρχείο του ηλεκτρονικού τιμολογίου αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο των δικαιολογητικών που δημιουργείται από την Αναθέτουσα Αρχή στην εφαρμογή Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών (ΗΔΔ) και προωθείται στην Υπηρεσία σας. Σε περίπτωση εξαίρεσης από την διαδικασία της ανωτέρω εφαρμογής, αναζητάτε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο ΟΠΣΔΠ βάσει του μοναδικού αριθμού του, που αναγράφεται στην σχετική κατάσταση δαπάνης.

Για τα ΗΤ με πηγή χρηματοδότησης το ΠΔΕ, η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει αρχικά τα ΗΤ εντός του e-ΠΔΕ μέσω του ρόλου «Υπεύθυνος Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου» και τα δρομολογεί στην οικονομική σας υπηρεσία (Υπόλογος Φορέας, υπεύθυνος για την πληρωμή του έργου) και συγκεκριμένα στον ρόλο «Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης». Στη συνέχεια, ο υπάλληλος της υπηρεσίας σας που έχει τον ρόλο «Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης». προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για την κατάρτιση της εντολής πληρωμής εντός του e-ΠΔΕ, η οποία εκτελείται μέσω ηλεκτρονικών πληρωμών από τον «Υπεύθυνο Λογαριασμού». 
Διευκρινίζεται ότι ακόμα και σε περίπτωση που ο Φορέας διαθέτει δικό του Πληροφοριακό Σύστημα κι έχει αναπτύξει διεπαφή με το ΚΕΔ, η διαχείριση των ΗΤ του ΠΔΕ γίνεται εξολοκλήρου μέσω του e-ΠΔΕ και το Πληροφοριακό σύστημα του Φορέα  ενημερώνεται για τις καταστάσεις των ΗΤ μέσω της διεπαφής με το ΚΕΔ

Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

Εφ' όσον το Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) του φορέα σας έχει αναπτύξει την απαιτούμενη διεπαφή με το ΚΕΔ, αναζητάτε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο ΠΣ. Διαφορετικά και σε περίπτωση που η παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου γίνεται μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, τότε το ΗΤ είναι διαθέσιμο από το  ΕΔΗΤ και παρέχεται η δυνατότητα αποθήκευσής του στο Πληροφοριακό Σύστημα του Φορέα.
Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

Ο προμηθευτής, μέσω του Παρόχου, λαμβάνει από την Οικονομική υπηρεσία τα μηνύματα: α) ΑΠΟΔΟΧΗ και β)ΠΛΗΡΩΜΗ/ΜΕΡΙΚΗ ΠΛΗΡΩΜΗ.

.

Κάθε πιστωτικό τιμολόγιο συσχετίζεται τουλάχιστον με ένα  χρεωστικό. Η διαχείρισή του είναι ίδια με αυτή του χρεωστικού τιμολογίου και ακολουθεί τη ροή του συσχετιζόμενου χρεωστικού, με τη διαφορά ότι η τελική του κατάσταση είναι η "ΑΠΟΔΟΧΗ". 

Στην περίπτωση που ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο έχει απορριφθεί, βρίσκεται σε κατάσταση "AΠΟΡΡΙΦΘΕΝ" και έχει ενημερωθεί σχετικά ο πωλητής για την κατάστασή του.

Βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, η Οικονομική υπηρεσία κάθε φορέα έχει την υποχρέωση τήρησης του αρχείου των πρωτότυπων δικαιολογητικών των δαπανών. Κατά συνέπεια και το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου (το οποίο θεωρείται πρωτότυπο δικαιολογητικό) θα πρέπει να αποθηκεύεται στο Πληροφοριακό σας Σύστημα  στην πρωτότυπή του μορφή (αρχείο xml).

Παρέχεται η δυνατότητα οπτικοποίησής του μέσω σχετικού προτύπου  (αρχείου xslt) που διατίθεται από τη ΓΓΠΣΔΔ. Το σχετικό πρότυπο για την οπτικοποίηση  παρέχεται και από τα λοιπά Πληροφοριακά Συστήματα που έχουν αναπτύξει διεπαφή με το ΚΕΔ (ΟΠΣΔΠ, e-ΠΔΕ και ΕΔΗΤ).

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβιβάζονται πάντα μέσω Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και η εκτύπωση τους εμφανίζει υποχρεωτικά τη συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##), όπως περιγράφεται στο παράρτημα Β της υ.α. αριθμ.Α.1035/2020. Αυτό διαφοροποιεί την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι μας έχει προσκομιστεί εκτύπωση ηλεκτρονικού τιμολογίου, θα πρέπει να αναζητήσουμε στο πληροφοριακό μας σύστημα (π.χ. e-ΠΔΕ, ΟΠΣΔΠ, ΕΔΗΤ κλπ) το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δεδομένου ότι πρωτότυπο δικαιολογητικό είναι το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου. Η δυνατότητα οπτικοποίησης /εκτύπωσης δίνεται προκειμένου να είναι δυνατός ο έλεγχος του περιεχομένου του ηλεκτρονικού αρχείο και σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί δικαιολογητικό εκκαθάρισης /πληρωμής.

Η ύπαρξη του Μ.ΑΡ.Κ. (μοναδικός αριθμός καταχώρησης που χορηγείται από την ΑΑΔΕ για κάθε έγκυρη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myData), της συμβολοσειράς αυθεντικοποίησης και του αναγνωριστικού του παραστατικού (UID), τα οποία είναι τρία νέα στοιχεία που υποχρεωτικά περιλαμβάνονται στο ΗΤ και εξασφαλίζουν την εγκυρότητα και ορθότητα του παραστατικού από φορολογική άποψη. Τα στοιχεία αυτά ελέγχονται από το ΚΕΔ κατά την παραλαβή των τιμολογίων και πριν τη διάθεσή στους αρμόδιους φορείς, μέσω σχετικής διεπαφής που έχει αναπτυχθεί μεταξύ ΚΕΔ και ΑΑΔΕ. Κατά συνέπεια δεν απαιτείται περαιτέρω έλεγχος εγκυρότητας των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς.

Δεν είναι υποχρεωτική, στην πρώτη φάση λειτουργίας της πλατφόρμας myData, η αναγραφή του Μ.ΑΡ.Κ. στις περιπτώσεις των χειρόγραφων τιμολογίων και των έγχαρτων τιμολογίων που εκδίδονται μέσω ERP ή μέσω της εφαρμογής «timologio» της ΑΑΔΕ

Ο προσδιορισμός του ύψους των κρατήσεων /παρακρατήσεων και η παρακράτηση και απόδοσή τους είναι αρμοδιότητα και ευθύνη του Φορέα του Δημοσίου. Βάσει του μορφοτύπου των ΗΤ που εκδίδονται στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων (ΚΥΑ αριθ.63446/31-5-2021), τα ποσά των κρατήσεων/παρακρατήσεων δύναται να συμπληρώνονται από τους οικονομικούς φορείς σε συγκεκριμένα πληροφοριακά πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Η κατά τα ανωτέρω συμπλήρωση των ποσών αυτών δεν επηρεάζει την συνολική αξία του ΗΤ και την εκκαθάριση της δαπάνης από την οικονομική υπηρεσία του Φορέα. Τα ανωτέρω ισχύουν και στην περίπτωση αναγραφής των κρατήσεων / παρακρατήσεων σε έγχαρτα τιμολόγια.

Η εφαρμογή ΕΔΗΤ χρησιμοποιείται σε δύο περιπτώσεις: α) σε περίπτωση προσωρινής τεχνικής αδυναμίας παραλαβής του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το Πληροφοριακό Σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής / Οικονομικής Υπηρεσίας  β) σε περίπτωση που δεν έχουν ολοκληρωθεί οι απαραίτητες ενέργειες προσαρμογής του Πληροφοριακού Συστήματος της Αναθέτουσας Αρχής / Οικονομικής Υπηρεσίας για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου.  Για συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από το ΠΔΕ, η διαχείριση του ΗΤ γίνεται αποκλειστικά από το e-ΠΔΕ.  

Ο Φορέας με χρήση των κωδικών TAXISNET, εισέρχεται στην εφαρμογή «ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΕΙΣ» και ορίζει τον «Διαχειριστή Φορέα» και τον «Χρήστη Οικονομικής Υπηρεσίας» του Φορέα. Η διαδικασία αυτή είναι ίδια με αυτή που ακολουθήθηκε για την εγγραφή του Φορέα σε άλλες εφαρμογές της ΓΓΠΣΔΔ (π.χ. Μητρώο Δεσμεύσεων) 

Οι Φορείς της Κεντρικής Διοίκησης οι οποίοι διαχειρίζονται τιμολόγια μέσω του ΟΠΣΔΠ, δεν απαιτείται να ορίσουν «Χρήστη Οικονομικής Υπηρεσίας».
Στη συνέχεια ο «Διαχειριστής Φορέα», εισέρχεται στην εφαρμογή «ΕΔΗΤ» και ορίζει τον «Διαχειριστή Αναθέτουσας» για κάθε Αναθέτουσα που υπάγεται στον Φορέα, επιλέγοντας την Αναθέτουσα από την σχετική λίστα που εμφανίζεται.

Ο «Διαχειριστής Αναθέτουσας», πάλι μέσω της Εφαρμογής «ΕΔΗΤ», ορίζει τον «Χρήστη Αναθέτουσας» και τους υπόλοιπους χρήστες που απαιτούνται, κατά περίπτωση, για την Αναθέτουσα.

Επισημαίνουμε ότι οι ρόλοι «Διαχειριστής Φορέα» και «Διαχειριστής Αναθέτουσας» δεν έχουν πρόσβαση στα τιμολόγια. Οι ρόλοι αυτοί αφορού μόνο διαχείριση χρηστών.

Στην ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice θα βρείτε τους συνδέσμους καθώς και λεπτομερείς οδηγίες για τις παραπάνω αναφερόμενες εφαρμογές

'Το ΕΔΗΤ αφορά σε λειτουργίες που διεκπεραιώνουν οι αρμόδιες Αναθέτουσες Αρχές. Ως Οικονομική Υπηρεσία της Κεντρικής Διοίκησης (ΓΔΟΥ) η παραλαβή/ εξόφληση του ΗΤ και η ενημέρωση για την πληρωμή του προμηθευτή γίνεται μέσω του ΟΠΣΔΠ
.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ΕΔΗΤ της ΓΓΠΣΔΔ. Περισσότερες πληροφορίες στο σύνδεσμό στο σχετικό εγχειρίδιο που βρίσκεται στο  https://www.gsis.gr/e-invoice.

Αρχικά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κεντρική εφαρμογή εξουσιοδοτήσεων της ΓΓΠΣΔΔ για να καθορίσετε τους χρήστες Οικονομικών υπηρεσιών και τους διαχειριστές Φορέα. Οι διαχειριστές του Φορέα θα αξιοποιήσουν τη διαδικασία εξουσιοδοτήσεων της εφαρμογής ΕΔΗΤ για να εξουσιοδοτήσουν τους υπόλοιπους ρόλους της εφαρμογής. Με την επιτυχή ολοκλήρωση των εξουσιοδοτήσεων στα δύο συστήματα, οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή ΕΔΗΤ για την διαχείριση των τιμολογίων.

Για κάθε νέο τιμολόγιο που λαμβάνεται από το ΕΔΗΤ στέλνεται email ειδοποίησης με τα βασικά στοιχεία του τιμολογίου στο email της Αναθέτουσας και στα email των χρηστών Αναθέτουσας Αρχής, αλλά και των υπολόγων ΧΕΠ και των Διαχειριστών Πάγιας Προκαταβολής, που σχετίζονται με τον ΑΔΑΜ που αναγράφεται στο τιμολόγιο. Το τιμολόγιο είναι άμεσα διαθέσιμο στην εφαρμογή ΕΔΗΤ.

Πρόσβαση στα στοιχεία της Αναθέτουσας Αρχής έχει ο χρήστης Διαχειριστής αναθέτουσας, ο οποίος έχει και τη δυνατότητα τροποποίησης του email που λαμβάνει ειδοποιήσεις με την παραλαβή νέων τιμολογίων.

Αν τα τιμολόγια έχουν συμπληρωμένο τον κωδικό της Αναθέτουσας Αρχής και έχουν απορριφθεί για άλλους λόγους (πχ παράλειψη αριθμού σύμβασης ΑΔΑΜ) τότε εμφανίζονται στην εφαρμογή τα βασικά στοιχεία του τιμολογίου και η ημερομηνία της απόρριψης, χωρίς να μπορούν να γίνουν πρόσθετες ενέργειες από το χρήστη.

Μετά τη θέση σε επεξεργασία ενός τιμολογίου, ο χρήστης Αναθέτουσας Αρχής έχει τη δυνατότητα να το δρομολογήσει στην αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Στη συνέχεια η Οικονομική Υπηρεσία αποκτά πρόσβαση στο τιμολόγιο. 

Ναι, αρκεί να έχουν δηλωθεί οι αρμόδιες Οικονομικές Υπηρεσίες με αποστολή email : anathetouses@gsis.gr

Δηλώνετε  τη νέα Οικονομική Υπηρεσία και υποδεικνύετε την ημερομηνία έναρξης της νέας υπηρεσίας στο email: anathetouses@gsis.gr . Όσον αφορά στην παλιά Οικονομική Υπηρεσία, υπάρχει η δυνατότητα να  απενεργοποιηθεί άμεσα, όποτε όλα τα τιμολόγια θα μπορούν να δρομολογηθούν μόνο στη νέα Οικονομική Υπηρεσία. Επίσης υπάρχει η δυνατότητα να ορισθεί μεταβατικό διάστημα που θα είναι οι δύο Οικονομικές Υπηρεσίες ενεργές και ο χρήστης της αναθέτουσας θα επιλέγει την αρμόδια υπηρεσία ανά τιμολόγιο.

Η Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ) διαχειρίζεται μέσω του e-ΠΔΕ κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στο πλαίσιο εκτέλεσης Δημοσίων Συμβάσεων επιβάρυνσης του Προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ).

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου  μέσω του e-ΠΔΕ είναι διαθέσιμες στη δικτυακή πύλη του e-ΠΔΕ http://www.epde.gr, στη διαδρομή Νέα και Εγκύκλιοι/Εγχειρίδια/Εγχειρίδιο χρήσης Υπεύθυνος Διαχείρισης ΗΤ - 11/4/2022, Εγχειρίδιο χρήσης Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης - 9/3/2022, Εγχειρίδιο χρήσης Υπεύθυνος Λογαριασμού - 9/3/2022

Ενάριθμος είναι ο δεκατετραψήφιος κωδικός μοναδικής αναγνώρισης των έργων του ΠΔΕ, ο οποίος παράγεται από το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Διεύθυνσης Δημοσίων Επενδύσεων του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων (e-ΠΔΕ). Τα πρώτα τέσσερα ψηφία αποτελούν το έτος πρώτης ένταξης του έργου στο ΠΔΕ, τα επόμενα τον κωδικό της Συλλογικής Απόφασης (ΣΑ), στην οποία είναι ενταγμένο και τα υπόλοιπα τον αύξοντα αριθμό του έργου. Ο ενάριθμος χαρακτηρίζει μοναδικά ένα έργο ή μελέτη. 

Στη Σύμβαση αναφέρεται πάντα η πηγή χρηματοδότησης (ΠΔΕ ή/και ενάριθμος). Σε περίπτωση που δεν καταστεί εφικτή η ανεύρεση του ενάριθμου του έργου, θα πρέπει ο δικαιούχος να απευθύνεται στην αρμόδια Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ).

Είναι εκείνα τα πεδία του Ευρωπαϊκού και Εθνικού Μορφότυπου που επισημαίνονται με το σύμβολο "*", όπως αυτά περιγράφονται στις "Οδηγίες Συμπλήρωσης Πεδίων Ηλεκτρονικών Τιμολογίων" αναρτημένες στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ  https://www.gsis.gr/e-invoice

Τα στοιχεία του Μορφότυπου Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (κατά PEPPOL) αποτελούν υπερσύνολο των στοιχείων που χρησιμοποιούνται στο έγχαρτο/έντυπο παραστατικό τιμολογίου. Στοιχεία όπως αυτά της δρομολόγησης, αυθεντικοποίησης, επαλήθευσης και επικύρωσης είναι απαραίτητα για την ορθή διαχείριση του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Ο Εθνικός Μορφότυπος (πεδία, περιορισμοί και κανόνες) με σχετικές επεξηγήσεις μπορεί να ανευρεθεί αναρτημένος στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ   https://www.gsis.gr/e-invoice

Ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης Μητρώου (ΑΔΑΜ) είναι ο μοναδικός αριθμός που λαμβάνει το έγγραφο της σύμβασης όταν αναρτηθεί στο σύστημα του  Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) και είναι ο αριθμός που χαρακτηρίζει τη Σύμβαση. Εκτός κάποιων εξαιρέσεων, όλες  οι συμβάσεις στις  οποίες συμβαλλόμενος είναι φορέας του Δημοσίου αναρτώνται στο ΚΗΜΔΗΣ (δείτε περισσότερα: ν.4412/2016 αρθ. 38 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και ΥΑ  57654/2017 ΦΕΚ Β' 1781 ή http://www.eprocurement.gov.gr)

Αναζήτηση στοιχείων συμβάσεων ΚΗΜΔΗΣ: http://www.eprocurement.gov.gr/kimds2/unprotected/searchRequests.htm

Η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ) είναι η Απόφαση δέσμευσης πίστωσης του π/υ που βαρύνει η συγκεκριμένη δαπάνη. 
Ο ΑΔΑ είναι ο μοναδικός κωδικός αριθμός  που λαμβάνει το έγγραφο της ΑΑΥ  όταν αναρτηθεί στο σύστημα του ΔΙΑΥΓΕΙΑ. Ο ΑΔΑ αναφέρεται στο έγγραφο της Σύμβασης. Για πολυετείς δαπάνες υπάρχει παραπάνω από μια ΑΑΥ και θα χρησιμοποιείται ο ΑΔΑ της πολυετούς δέσμευσης (αρχικός ΑΔΑ).

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ΑΔΑM Σύμβασης τότε συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο του μορφότυπου η τιμή 0.

Πλήρης κατάλογος των Αναθετουσών Αρχών του Ελληνικού Δημοσίου που ενεργούν ως αποδέκτες ηλεκτρονικών τιμολογίων μπορεί να ανευρεθεί αναρτημένος στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://webapps.gsis.gr/dsae2/foreisreg/faces/pages/mainmenu/entrance.xhtml με την επιλογή Πρόσβαση στο Μητρώο -> Αναθέτουσες Αρχές Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΑΑΗΤ)

Το Αναγνωριστικό (identifier) της ηλεκτρονικής διεύθυνσης για συμμετέχοντα στις διαδικασίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης κατά PEPPOL αντιστοιχεί μοναδικά σε κάθε συμμετέχοντα Πωλητή (Sender) ή Αγοραστή (Receiver). Εσωτερικά στο δίκτυο το αναγνωριστικό αυτό αντιστοιχεί με τη φυσική IP διεύθυνση των endpoint συστημάτων των συμμετεχόντων, ώστε να πραγματοποιείται η φυσική δρομολόγηση των ηλεκτρονικών παραστατικών μεταξύ των. Το αναγνωριστικό έχει τη μορφή <SchemeID>:<Identifier>. Για την Ελλάδα το schemeID είναι ο κωδικός 9933 που σημαίνει ΑΦΜ, ενώ ο Identifier είναι ένα ελληνικό ΑΦΜ. Το αναγνωριστικό ηλεκτρονικής διεύθυνσης PEPPOL για τη ΓΓΠΣΔΔ είναι το 9933:997001671, το 997001671 είναι το ΑΦΜ του Υπουργείου Ψηφιακής  Διακυβέρνησης στο οποίο υπάγεται η ΓΓΠΣΔΔ.
Οι κωδικοί αυτοί είναι δημοσιευμένοι στο PEPPOL Directory στις δημόσιες διευθύνσεις http://smp.gsis.gr/public  και https://directory.peppol.eu/public. Στην τρέχουσα έκδοσή του, το PEPPOL directory περιέχει αναγνωριστικά μόνο για Αγοραστές. Το ζεύγος κωδικών 9933:997001671 είναι το αναγνωριστικό της ηλεκτρονικής  διεύθυνσης για όλες τις Αναθέτουσες Αρχές του Ελληνικού Δημοσίου.

Για την κατηγοριοποίηση των προς τιμολόγηση αγαθών, υπηρεσιών και έργων  (Κωδικός αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου) χρησιμοποιείται το σύστημα ταξινόμησης του Κοινού Λεξιλογίου για τις Δημόσιες Συµβάσεις (CPV) σε εφαρμογή του Κανονισμού αριθ. 2195/2002, όπως τροποποιήθηκε µε τον Κανονισµό 213/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου.

Ο κανονισμός (EΚ) αριθ. 213/2008 με την ταξινόμηση των αγαθών, υπηρεσιών και έργων βάσει του Κοινού λεξιλογίου για τις Δημόσιες Συμβάσεις (CPV), είναι αναρτημένος στον ιστότοπο "simap.ted.europa.eu" σε όλες τις γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. H ανάλυση ανά κωδικό του συστήματος ταξινόμησης αγαθών, υπηρεσιών και έργων κατά CPV έχει αναρτηθεί και στον ιστότοπο  "promitheus.gov.gr" σε μορφή αρχείου excel στην ενότητα  " Γενικές Πληροφορίες -Αρχείο Ειδών - Κωδικολόγιο CPV".

Οι Οικονομικοί Φορείς προσδιορίζουν το αντικείμενο της σύμβασης που τιμολογούν βάσει του κωδικού κατά CPV που αναφέρεται στα έγγραφα της σύμβασης και ειδικότερα στην σύμβαση που έχουν συνάψει με την Αναθέτουσα Αρχή. Μπορούν ωστόσο για τον καλύτερο προσδιορισμό του προς τιμολόγηση αγαθού, υπηρεσίας ή έργου να προβαίνουν σε μεγαλύτερη ανάλυση από αυτή της σύμβασης. Δηλαδή αν π.χ. στο έγγραφο της σύμβασης, η ανάλυση του αντικειμένου της είναι σε επίπεδο κατηγορίας CPV (τα 5 πρώτα ψηφία του κωδικολογίου CPV) μπορούν να προβαίνουν σε περαιτέρω ανάλυση του αντικειμένου της και να  τιμολογούν με βάσει τις υποκατηγορίες CPV (τα 6 έως 8 πρώτα ψηφία του κωδικολογίου CPV) της κατηγορίας αυτής.  

Το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) είναι το πληροφοριακό σύστημα της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. που έχει ως στόχο τη διασύνδεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης, σύμφωνα με την υπ’ αριθ. 118944 ΕΞ 2019(Β’3990/1-11-2019) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Λειτουργία Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης». (σχετικά με το ΚΕΔ στο https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked). Στο ΚΕΔ υλοποιείται το μοναδικό σημείο υποδοχής τιμολογίων για τις δημόσιες συμβάσεις και ο κόμβος δρομολόγησης των στοιχείων τους στα πληροφοριακά συστήματα των αρμοδίων φορέων.

Βλέπε σχετικό ερώτημα 3.3

Θα πρέπει να υλοποιήσετε τις διαδικτυακές υπηρεσίες που σχετίζονται με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Πληροφορίες υπάρχουν στην σελίδα https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked/webservices/ilektronika-timologia

Οι Διαδικτυακές υπηρεσίες που υποστηρίζει το ΚΕΔ για τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:

1. Web services για τη Διαχείριση των ηλεκτρονικών Τιμολογίων (χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών Τιμολογίων από τους Φορείς και τις Αναθέτουσες Αρχές):

• Λήψη στοιχείων Τιμολογίου από Φορέα (μέθοδος getInvoiceInfo)
• Αποστολή αποτελέσματος επεξεργασίας Τιμολογίου από Φορέα (μέθοδος sendInvoiceRespose)
• Αποστολή στοιχείων Τιμολογίου (μέθοδος sendInvoiceInfo) (προς το παρόν χρησιμοποιείται μόνο από το ΚΕΔ για την παραλαβή των στοιχείων των Τιμολογίων από το Access Point)
• Έλεγχος Ενάριθμου του έργου ΠΔΕ (μέθοδος pdeCheckProject)

2. Web services για τη Διάθεση στοιχείων κωδικοποίησης των Αναθετουσών Αρχών και για τον έλεγχο βασικών πεδίων ΗΤ για παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης:

• Αναζήτηση και άντληση εγγραφών αναθετουσών αρχών (για τους παρόχους και τους πωλητές) (μέθοδος getContrAuthoritiesPublic)
• Αναζήτηση και άντληση εγγραφών αναθετουσών αρχών (για Φορείς του Δημοσίου) (μέθοδος getContrAuthorities)
• Έλεγχος εγκυρότητας βασικών πεδίων ηλεκτρονικού τιμολογίου (για τους παρόχους και τους πωλητές) (μέθοδος checkInvoiceFields)

Αναλυτικότερα για τις Διαδικτυακές υπηρεσίες του ΚΕΔ που σχετίζονται με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορείτε να βρείτε εδώ.