Συχνές Ερωτήσεις Απαντήσεις για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στις Δημόσιες Συμβάσεις (FAQs)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΩΝ

Πατήστε εδώ για να δείτε τον Πίνακα Συντομογραφιών

1. Γενικές Ερωτήσεις

1.1 Πώς ορίζεται το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο για τις Δημόσιες Συμβάσεις;

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, είναι το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. (ν.4601/19, αρθ.149, παρ. 1). Το ηλ. τιμολόγιο πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις και τους κανόνες που περιγράφονται στην ΚΥΑ για την αρχιτεκτονική και τη ΚΥΑ για το μορφότυπο (δες κεντρική σελίδα αναφορά στο Νομικό Πλαίσιο). Επομένως η τυχόν αποστολή ενός αρχείου εικόνας τιμολογίου (π.χ. αρχείο PDF, κ.λπ.) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια Αναθέτουσα Αρχή, δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να θεωρηθεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο δημοσίων συμβάσεων.

1.2 Είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις Δημόσιες Συμβάσεις;

Με την αριθ. 52445ΕΞ2023/4-4-2023 κυα (Β' 2385), η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση του άρθρου 154 του ν.4601/2019, όπως ισχύει,
ξεκινά η σταδιακή εισαγωγή υποχρέωσης για έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου κατά την εκτέλεση των δημοσίων συμβάσεων αλλά και για οποιαδήποτε δαπάνη. Πιο συγκεκριμένα:
α. Για συμβάσεις που συνάπτονται και εκτελούνται από τα Υπουργεία Υποδομών και Μεταφορών, Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Μετανάστευσης και Ασύλου, το Δήμο Αθηναίων, την Εθνική Κεντρική Αρχή Προμηθειών Υγείας (Ε.Κ.Α.Π.Υ.), την Εθνική Κεντρική Αρχή Αγορών του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων, την Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε., το Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών, την «Αττικό Μετρό Α.Ε.», την ΕΥΔΑΠ Α.Ε. και την Εγνατία Οδό ΑΕ, οι διαδικασίες σύναψης των οποίων εκκινούν μετά την 12η Σεπτεμβρίου 2023,
β. για συμβάσεις που συνάπτονται ή/και εκτελούνται από φορείς Κεντρικής Διοίκησης, οι διαδικασίες σύναψης των οποίων εκκινούν μετά την 1η.1.2024.
γ. για συμβάσεις που συνάπτονται ή/και εκτελούνται από λοιπές πλην Κεντρικής Διοίκησης, αναθέτουσες αρχές/αναθέτοντες φορείς, οι διαδικασίες σύναψης των οποίων εκκινούν μετά την 1η.6.2024,
δ. για λοιπές δαπάνες της Γενικής Κυβέρνησης που τιμολογούνται από την 1η.1.2025.
Εντούτοις επισημαίνεται ότι οι προμηθευτές που έχουν ήδη επιλέξει την χρήση Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων και έχουν υποβάλλει τη «Δήλωση Αποκλειστικής Έκδοσης Στοιχείων μέσω Παρόχου» στη Φορολογική Διοίκηση (ΑΑΔΕ Α.1258/23.11.20 και Α.1138 12.6.20 ), υποχρεούνται να εκδίδουν αποκλειστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια τα οποία οι φορείς του δημοσίου υποχρεούνται να παραλαμβάνουν, βάσει του ανωτέρω νόμου.

1.3 Είναι υποχρεωτική η παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου στις Δημόσιες Συμβάσεις;

Σύμφωνα με v. 4972/ 23-9-2022 (άρθρα 158-160) που αποτελεί την τροποποίηση του v. 4601/2019 για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις Δημόσιες Συμβάσεις, όλες οι Αναθέτουσες Αρχές υποχρεούνται να παραλαμβάνουν ηλεκτρονικό τιμολόγιο ανεξαρτήτως ύψους π/υ σύμβασης. Επιπλέον η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται για κάθε κατηγορία δαπάνης των αναθετουσών αρχών.

1.4 Πως ταξινομούνται οι φορείς του Δημοσίου Τομέα;

Το άρθρο 14 του ν.4270/2014 ορίζει ότι:

Ο Δημόσιος τομέας περιλαμβάνει τη Γενική Κυβέρνηση, τα εκτός αυτής νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (ΝΠΔΔ), καθώς και τις εκτός αυτής δημόσιες επιχειρήσεις και οργανισμούς του Κεφαλαίου Α` του ν. 3429/2005 (Α`314), Λοιποί φορείς της Γενικής Κυβέρνησης είναι οι φορείς που περιλαμβάνονται στη Γενική Κυβέρνηση εκτός από αυτούς που ανήκουν στην Κεντρική Διοίκηση και προσδιορίζονται από το Μητρώο Φορέων Γενικής Κυβέρνησης, που τηρείται με ευθύνη της Ελληνικής Στατιστικής Αρχής και αποτελούν ξεχωριστά νομικά πρόσωπα που εποπτεύονται από φορείς της Κεντρικής Διοίκησης ή από ΟΤΑ. Η Κεντρική Διοίκηση ή Δημόσιο ή Κράτος περιλαμβάνει την Προεδρία της Δημοκρατίας, τα Υπουργεία και τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τις Ανεξάρτητες Αρχές που δεν έχουν νομική προσωπικότητα και τη Βουλή των Ελλήνων (για λόγους στατιστικής ταξινόμησης).

1.5 Ποια είναι η σχέση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου στις Δημόσιες Συμβάσεις με το myDATA;

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο B2G σε κάθε περίπτωση διαβιβάζεται πρώτα στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA και παίρνει ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης). Από τα παραπάνω εξαιρούνται οι συναλλαγές που ο Εκδότης του παραστατικού (Προμηθευτής Δημοσίου) βρίσκεται στην αλλοδαπή. Μόνο σε αυτή την περίπτωση το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο διαβιβάζεται απευθείας στο Access Point του Δημοσίου.

1.6 Τι σημαίνει Δημόσια Σύμβαση "άνω των ορίων"; Πώς μπορώ να ενημερωθώ για τα όρια;

Ως «Δημόσιες Συμβάσεις άνω των ορίων» και ως «Συμβάσεις άνω των ορίων» νοούνται οι συμβάσεις εξ επαχθούς αιτίας οι οποίες συνάπτονται γραπτώς μεταξύ ενός ή περισσότερων Οικονομικών Φορέων και μιας ή ενός ή περισσότερων Αναθετουσών Αρχών / Αναθετόντων Φορέων, αντίστοιχα, και έχουν ως αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, και οι οποίες δεν εξαιρούνται δυνάμει των εξαιρέσεων που προβλέπονται στα άρθρα 7 έως 17 και 237 έως 252 του ν.4412/2016 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και των οποίων η εκτιμώμενη αξία εκτός φόρου προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ) είναι ίση προς ή ανώτερη από τα όρια της διάταξης των άρθρων 5 και 235 του ν.4412/2016, αντίστοιχα, όπως ισχύουν κάθε φορά. Για τα όρια των άρθρων 5 (Βιβλίο Ι) και 235 (Βιβλίο ΙΙ) του ν.4412/2016, κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 2021/1952 της Επιτροπής της 10ης Νοεμβρίου 2021 (Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ L398/23 της 11.11.2021) και τον Κανονισμό (ΕΕ) 2021/1953 της Επιτροπής της 10ης Νοεμβρίου 2021 (Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ L398/25 της 11.11.2021) που εφαρμόζονται για τη διετία 1.1.2022 – 31.12.2023 μπορείτε να ενημερωθείτε από τη σχετική σελίδα της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων μέσω του συνδέσμου: https://www.eaadhsy.gr/index.php/category-articles-nomothesia/16-c-enosiako-dikaio/c-kanonismoi-ee/585-katotata-oria-ton-arthron-5-vivlio-i-kai-235-vivlio-ii-tou-n-4412-2016

1.7 Πως μπορεί να στείλει ένας πωλητής Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε Δημόσιο Φορέα;

Ο πωλητής αγαθών ή/και υπηρεσιών προς το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να συμβληθεί με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης στοιχείων.

Ο Πάροχος υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης στοιχείων πρέπει να έχει πιστοποιηθεί από :

α) την Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας της ΑΑΔΕ (Απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών Α1035/2020)

β) τον οργανισμό Open PEPPOL AISBL ως σημείο πρόσβασης μέσω της Εθνικής Αρχής PEPPOL (ΓΓΠΣΔΔ) και

γ) να έχει ολοκληρώσει με επιτυχία τους ελέγχους με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ

Η σχετική λίστα των παρόχων που πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις βρίσκεται στο: Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

1.8 Τι είναι το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) και τι υπηρεσίες παρέχει για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) είναι το πληροφοριακό σύστημα της ΓΓΠΣΔΔ που έχει ως στόχο τη διασύνδεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης.
Στο ΚΕΔ υλοποιείται το μοναδικό σημείο υποδοχής τιμολογίων για τις Δημόσιες Συμβάσεις και ο κόμβος δρομολόγησης των στοιχείων τους στα πληροφοριακά συστήματα των αρμοδίων φορέων. (Πληροφορίες για το ΚΕΔ στην σελίδα https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked)

1.9 Τι είναι ο Εθνικός Μορφότυπος;

Με τον Εθνικό Μορφότυπο Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (ΗΤ) ορίζονται τα πεδία και οι ομάδες πεδίων που πρέπει να αναφέρονται στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων, για τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας, λαμβάνοντας υπόψη και το υπάρχον εθνικό, νομικό και επιχειρησιακό κανονιστικό πλαίσιο.

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο οικοσύστημα της κατά PEPPOL Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης βασίζεται στο ανοικτό πρότυπο XML (XSD schema της W3C) και συμμορφώνεται τεχνολογικά και σημασιολογικά ως προς τα πεδία, δομή, επιχειρησιακούς κανόνες, πιθανούς περιορισμούς και επεκτάσεις με το πρότυπο W3EN 16931-1:2017, με τις πανευρωπαϊκές προδιαγραφές του PEPPOL CIUS (Core Invoice Usage Specifications) και με τις ανά χώρα ειδικές προδιαγραφές-προσαρμογές του Εθνικού Μορφότυπου. Οι προσαρμογές των εθνικών μορφότυπων είναι στην ευθύνη της τοπικής PEPPOL Authority (PA), δεν παραβιάζουν το PEPPOL CIUS και δεν ισχύουν εκτός δικαιοδοσίας της PA. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές των προαναφερθέντων προτύπων, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αυτόματα απορρίπτεται από τους μηχανισμούς ελέγχων του PEPPOL.
Περιγραφή του Εθνικού Μορφότυπου μπορεί να ανευρεθεί στην σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://www.gsis.gr/e-invoice.

1.10 Τι είναι το PEPPOL;

Ως PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) ορίζεται μια συλλογή επιχειρησιακών, λειτουργικών, σημασιολογικών και τεχνικών προδιαγραφών, διατάξεων νομικού πλαισίου, λογισμικού και δημόσιου δικτύου δεδομένων, που αναγνωρίζονται εν τω συνόλω μέσω του όρου PEPPOL Interoperability Framework, η υλοποίηση και εφαρμογή των οποίων επιτρέπει στις ευρωπαϊκές (και όχι μόνο) επιχειρήσεις του Ιδιωτικού Τομέα να συναλλάσσονται διασυνοριακά κατά ηλεκτρονικό και ομοιογενή τρόπο με τον Ευρωπαϊκό Δημόσιο Τομέα στη περίπτωση B2G (αλλά και μεταξύ τους στη περίπτωση B2B), εύκολα, με ασφάλεια, αξιοπιστία, εμπιστευτικότητα και αποτελεσματικότητα, όσον αφορά τις διαδικασίες προμηθειών (e-procurement), αυξάνοντας έτσι τον ανταγωνισμό για κρατικές και όχι μόνο συμβάσεις και έχοντας ως αποτέλεσμα την βέλτιστη αξιοποίηση των χρημάτων των φορολογουμένων πολιτών. Στoν Ελληνικό Δημόσιο Τομέα συγκεκριμένα, η εφαρμογή του PEPPOL αφορά το σχεδιασμό, υλοποίηση και αξιοποίηση κατανεμημένων, συνεργαζόμενων υπηρεσιών της διαδικασίας της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (e-invoicing), στο πλαίσιο των προμηθειών του Ελληνικού Δημοσίου (ΦΕΚ 2425 Β, 18-7-2020).

1.11 Τι είναι το PEPPOL CIUS;

Το Core Invoice Usage Specification (CIUS) είναι μια εξειδίκευση χρήσης σε σχέση με το βασικό πρότυπο ΕΝ 16931, δηλαδή ορίζει επιπλέον του core model, περιορισμούς και διαφοροποιήσεις χρήσης σε Ευρωπαϊκό και Εθνικό επίπεδο, χωρίς αυτά να μειώνουν την διακρατική εφαρμοσιμότητά του. Ειδικότερα για την Ελλάδα για συναλλαγές B2G έχει θεσπισθεί και υλοποιηθεί το λεγόμενο Greek CIUS (Εθνικός Μορφότυπος Ηλεκτρονικού Τιμολογίου) μέσω σχετικής ΚΥΑ (ΦΕΚ 2425/Β 18-06-2020) και επόμενων τροποποιήσεών της, η οποία περιγράφει και θεσπίζει τις κατά PEPPOL επιτρεπτές διαφοροποιήσεις σε έννοιες, δεδομένα, τύπους και κανόνες που αφορούν τα επιχειρησιακά πεδία και οντότητες δεδομένων του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, οι οποίες είναι απαραίτητες για την απρόσκοπτη εφαρμογή της κατά PEPPOL ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην ελληνική πραγματικότητα.

1.12 Τι δεν αποτελεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων;

Για τους σκοπούς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις, δεν μπορεί να θεωρηθεί ότι αποτελούν ηλεκτρονικό τιμολόγιο τα ακόλουθα:

i) Απλό αρχείο εικόνας.

ii) Ένα σκαναρισμένο έγχαρτο τιμολόγιο (σε μορφή πχ. pdf), που αποστέλλεται στoν Φορέα μέσω email ή άλλου μέσου.

iii) Τιμολόγια που εκδίδονται μέσω της εφαρμογής "timologio" της ΑΑΔΕ. Η εφαρμογή αυτή δεν αποτελεί εφαρμογή έκδοσης ΗΤ αλλά παρέχει τη δυνατότητα στους οικονομικούς φορείς μηχανογραφικής έκδοσης και αυτόματης διαβίβασης τιμολογίων στην πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ. Τα εκδιδόμενα αυτά παραστατικά διατίθενται σε μορφή pdf ενώ η ευθύνη αποστολής τους στον λήπτη ανήκει στον εκδότη οικονομικό φορέα

iv) Κάθε τιμολόγιο που δεν έχει δρομολογηθεί στο Φορέα μέσω του ΚΕΔ.

2. Ερωτήσεις Πωλητών Δημοσίου (Προμηθευτών / Οικονομικών Φορέων)

2. 1 Με ποιο τρόπο μπορώ να στείλω ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που αφορά τη Σύμβαση που έχω συνάψει με ένα Δημόσιο Φορέα;

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice.

2. 2 Πρέπει να έχω κάποια πιστοποίηση ως πωλητής για να μπορώ να στέλνω Ηλεκτρονικά Τιμολόγια στο Δημόσιο;

Δε χρειάζεται ως πωλητής να έχετε κάποια πιστοποίηση με την προϋπόθεση ότι συνεργάζεσθε με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο.
Χρειάζεται να διασφαλίσετε τη συνεργασία με κάποιον Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής 'Εκδοσης Στοιχείων (Βλέπε ερώτηση 1.6 Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης https://www.gsis.gr/parohoi-ypiresion-ilektronikis-timologisis

2. 3 Επιτρέπεται να αποστέλλονται τόσο πιστωτικά όσο και χρεωστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια προς τον αγοραστή;

Ναι. Στην περίπτωση του πιστωτικού ηλεκτρονικού τιμολογίου πρέπει να συσχετισθεί με το αντίστοιχο ή τα αντίστοιχα χρεωστικά που έχουν προηγηθεί. Λεπτομέρειες για την ορθή συμπλήρωση του μορφοτύπου θα βρείτε σε σχετική τεκμηρίωση στο σύνδεσμο : Οδηγός Μορφοτύπου.

2. 4 Πως συσχετίζονται τα Χρεωστικά με τα Πιστωτικά Τιμολόγια;

Κάθε πιστωτικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μπορεί να συσχετισθεί με ένα ή περισσότερα χρεωστικά. Αν τα συσχετιζόμενα χρεωστικά είναι παρά πάνω από ένα, θα πρέπει υποχρεωτικά να αφορούν στον ίδιο π/υ και την ίδια σύμβαση. Επίσης, σε κάθε χρεωστικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μπορούν να συσχετισθούν παρά πάνω από ένα πιστωτικά.

2. 5 Ποιες αλλαγές πρέπει να γίνουν στη μηχανογράφησή μου για να στέλνω Ηλεκτρονικά Τιμολόγια;

Σε συνεργασία με τον πάροχο που θα επιλέξετε θα πρέπει να προσαρμόσετε το Πληροφοριακό σας Σύστημα (ΠΣ) για την αποστολή ΗΤ προς τον Πάροχο και την παραλαβή μηνυμάτων ενημέρωσης όπως αυτά περιγράφονται από τις ΚΥΑ.

2. 6 Ποιοι είναι οι Πιστοποιημένοι Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων για τις Δημόσιες Συμβάσεις;

Η λίστα όλων των πιστοποιημένων παρόχων υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων τιμολόγησης μπορεί να ανευρεθεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση Πάροχοι Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

2. 7 Πως είμαι σίγουρος/ σίγουρη ότι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που έστειλα, διαβιβάστηκε και παραλήφθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή;

Με την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από την Αναθέτουσα Αρχή αποστέλλεται απαντητικό ενημερωτικό μήνυμα.

2. 8 Αν υπάρχει λάθος στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, ποια είναι η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί;

Εφ' όσον το σφάλμα στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο εντοπιστεί πριν την αποστολή του, τότε μπορεί να ακυρωθεί, διαφορετικά σε περίπτωση απόρριψης από το ΚΕΔ ή απόρριψης από την Αναθέτουσα Αρχή το ΗΤ δεν μπορεί να ακυρωθεί και θα πρέπει να εκδοθεί πιστωτικό Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο.

2. 9 Μετά την αποστολή τιμολογίου τι ενημερωτικά μηνύματα θα λάβω;

Μετά την αποστολή τιμολογίου ο πωλητής λαμβάνει κατά περίπτωση τα παρακάτω μηνύματα :
- λήψη ή απόρριψη τιμολογίου από το ΚΕΔ,
- επιτυχής παραλαβή Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής (προσδιορίζει την ημερομηνία παραλαβής του ΗΤ)
- απόρριψη από την Αναθέτουσα Αρχή
- αμφισβήτηση από την Αναθέτουσα Αρχή (με πιθανή αίτηση για αποστολή πιστωτικού ή άλλων πρόσθετων δικαιολογητικών)
- αποδοχή
- πληρωμή/μερική πληρωμή

2.10 Ποια είναι η σχέση Τιμολογίου και Δελτίου Αποστολής;

Ο Αριθμός του Δελτίου Αποστολής μπορεί να συμπληρωθεί στο πεδίο του μορφότυπου "B-16" το οποίο δεν είναι υποχρεωτικό. Με βάση τον Ευρωπαϊκό μορφότυπο σε κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αντιστοιχείται ένα Δελτίο Αποστολής. Αν κατ' εξαίρεση, υπάρχουν πολλά Δελτία Αποστολής που αντιστοιχούν στο συγκεκριμένο ΗΤ, τότε και μέχρι την κατάλληλη προσαρμογή των Πληροφοριακών Συστημάτων, δύναται να συμπληρώνονται οι επι πλέον (πλην του πρώτου) αριθμοί Δελτίων Αποστολής στα αντίστοιχα δεδομένα της ομάδας πεδίων BG-24του μορφότυπου και συγκεκριμένα στα αντίστοιχα δεδομένα του πεδίου BT-122 ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής και στα αντίστοιχα δεδομένα του πεδίου BT-123 ο χαρακτηρισμός ##DELTIO.APOSTOL##. Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ ανατρέξτε στον Οδηγό Μορφότυπου στο link https://www.gsis.gr/e-invoice

2.11 Πώς ενημερώνομαι για την πορεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μου;

Βλέπε ερώτηση 2.9

2.12 Αν μια σύμβαση έχει δύο πηγές χρηματοδότησης ( πχ από ΠΔΕ και τακτικό π/υ) τι θα συμπληρώσω στο πεδίο "BT-11";

Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται πρέπει να αναφέρεται σε μία πηγή χρηματοδότησης. Σε συνεννόηση με την Αναθέτουσα Αρχή θα συμπληρώνετε είτε πηγή χρηματοδότησης 1|ΑΔΑ Ανάληψης (τακτικός π/υ), είτε 2|Ενάριθμος έργου ( π/υ ΠΔΕ) ανάλογα με τον προϋπολογισμό που βαρύνει η συγκεκριμένη δαπάνη. Όλα τα παραπάνω απαιτούμενα στοιχεία αναφέρονται στην σύμβαση.

2.13 Ποια είναι η ημερομηνία παραλαβής του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από την Αναθέτουσα Αρχή;

Είναι η ημερομηνία του μηνύματος "ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ" -In Process (IP) ( κωδ. Μηνύματος 1) που αποστέλλεται από το ΚΕΔ.

2.14 Που θα βρω τον ΑΔΑ της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης για τη συμπλήρωση του υποχρεωτικού πεδίου "BT-11" στις περιπτώσεις που αφορούν χρηματοδότηση από τακτικό ή άλλους π/υ;

Τόσο οι διακηρύξεις όσο και οι αποφάσεις ανάθεσης και οι συμβάσεις αναφέρουν απαραίτητα τον αριθμό της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης και κατά συνέπεια και τον ΑΔΑ αυτής. Σε κάθε περίπτωση η εκάστοτε ΑΑ παρέχει την πληροφορία αυτή.

2.15 Στη περίπτωση που υπάρχουν παραπάνω από ένας ΑΔΑ Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης, ποιόν θα συμπληρώσω στο πεδίο "ΒΤ-11" στις περιπτώσεις που αφορούν χρηματοδότηση από τακτικό ή άλλους π/υ;

Σε κάθε Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης αναφέρεται αναλυτικά το είδος της δαπάνης και ο σχετικός Αναλυτικός Λογαριασμός Εξόδου (ΑΛΕ)/Κωδικός Αριθμός Εξόδου (ΚΑΕ), που αντιστοιχεί στο είδος που τιμολογείται. Σε κάθε περίπτωση η εκάστοτε ΑΑ παρέχει την πληροφορία αυτή.

2.16 Που θα βρω τον ενάριθμο έργου για τη συμπλήρωση του υποχρεωτικού πεδίου "BT-11" στις περιπτώσεις που αφορούν χρηματοδότηση από ΠΔΕ;

Στη Σύμβαση αναφέρεται πάντα η πηγή χρηματοδότησης (ΠΔΕ ή/και ενάριθμος). Σε περίπτωση που δεν καταστεί εφικτή η ανεύρεση του ενάριθμου του έργου, θα πρέπει ο δικαιούχος να απευθύνεται στην αρμόδια Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ).

2.17 Εάν εκδώσω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο και στη συνέχεια απαιτηθεί και έκδοση πιστωτικού, θα πρέπει υποχρεωτικά και το πιστωτικό τιμολόγιο να είναι ηλεκτρονικό;

Σύμφωνα με την αριθμ. 60967/17-06-2020 κυα, σε περίπτωση που απαιτηθεί η έκδοση πιστωτικού τιμολογίου θα πρέπει και αυτό να είναι σε ηλεκτρονική μορφή.

2.18 Επιτρέπεται η υποβολή ενός τιμολογίου με τον ίδιο αριθμό (ΒΤ-1) περισσότερες από μια φορές;

Δεν επιτρέπεται και θα απορριφθεί από το ΚΕΔ.

2.19 Στο πλαίσιο εκτέλεσης δημόσιας σύμβασης ο πωλητής του δημοσίου δεν έχει δυνατότητα έκδοσης τιμολογίου και αμείβεται με παραστατικό παρεχόμενων υπηρεσιών (Τίτλος Κτήσης). Ποιες είναι οι υποχρεώσεις που απορρέουν από τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης των δημοσίων συμβάσεων;

Διευκρινίζεται ότι τα παραστατικά παρεχόμενων υπηρεσιών (τίτλοι κτήσης) δεν αποτελούν τιμολόγια και ως εκ’ τούτου του δεν συνάγεται καμία υποχρέωση σε ότι αφορά τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης των δημοσίων συμβάσεων.

2.20 Στις περιπτώσεις που ένα ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ στο πλαίσιο άσκησης επιχειρηματικής δραστηριότητας εκδίδει παραστατικά λιανικής πώλησης, τι υποχρεώσεις έχει με βάση τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις Δημόσιες Συμβάσεις;

Διευκρινίζεται ότι τα παραστατικά λιανικής πώλησης δεν αποτελούν τιμολόγια και ως εκ’ τούτου του δεν συνάγεται καμία υποχρέωση σε ότι αφορά τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης των δημοσίων συμβάσεων.

2.21 Μπορώ να έχω περισσότερους του ενός παρόχους υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ);

Ναι, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας της ΑΑΔΕ ένας πωλητής μπορεί να έχει περισσότερους του ενός παρόχους.

Σε κάθε περίπτωση ο Πάροχος για να υποβάλλει ηλεκτρονικά τιμολόγια στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων πρέπει να έχει πιστοποιηθεί από :

α) την Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας της ΑΑΔΕ (Απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών Α1035/2020)

β) τον οργανισμό Open PEPPOL AISBL ως σημείο πρόσβασης μέσω της Εθνικής Αρχής PEPPOL (ΓΓΠΣΔΔ)

γ) να έχει ολοκληρώσει με επιτυχία τους ελέγχους με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice

2.22 Στα πλαίσια των φορολογικών μου υποχρεώσεων έχω προσαρμόσει το σύστημα οικονομικής διαχείρισης (ERP) της επιχείρησής μου στις απαιτήσεις διασύνδεσης με το myDATA. Για να μπορώ να υποβάλλω ηλεκτρονικά τιμολόγια στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων τι απαιτείται να κάνω;

Ο πωλητής αγαθών ή/και υπηρεσιών προς το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να συμβληθεί με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης στοιχείων που να πληροί τις προϋποθέσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης προς το Ελληνικό Δημόσιο (Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.6, ενότητα Γενικές Ερωτήσεις και ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice Σε συνεργασία μαζί του θα κάνετε τις απαραίτητες συμπληρωματικές προσαρμογές στο πληροφοριακό σας σύστημα και στις επιχειρησιακές σας διαδικασίες.

2.23 Είναι υποχρεωτική η αναγραφή των κρατήσεων υπέρ τρίτων (π.χ ΕΑΑΔΗΣΥ κ.λπ.) και παρακρατήσεων (π.χ φορολογία εισοδήματος κ.λπ.) στα ηλεκτρονικά τιμολόγια που στέλνονται στους Φορείς του Δημοσίου;

Όχι δεν είναι υποχρεωτική. Ο υπολογισμός των κρατήσεων και παρακρατήσεων αποτελεί αποκλειστική αρμοδιότητα και ευθύνη των οικονομικών υπηρεσιών των Φορέων του Δημοσίου. Σε κάθε περίπτωση για πληροφοριακούς μόνο λόγους μπορείτε να αναγράφετε την εκτίμησή σας για τις κρατήσεις / παρακρατήσεις σε συγκεκριμένα πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου που δεν επηρεάζουν το τελικό συνολικό ποσό του τιμολογίου. Η συμπλήρωση των παραπάνω πληροφοριακών στοιχείων γίνεται με την καθοδήγηση των παρόχων βάσει των οδηγιών μορφοποίησης που είναι αναρτημένες στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://www.gsis.gr/e-invoice

2.24 Στο φορέα μου δεν υπάρχει ένα διαχειριστικό τμήμα αλλά λειτουργούν ξεχωριστές διαχειρίσεις και αποθήκες. Παράδειγμα: φαρμακείο, τα τρόφιμα, τα Υγειονομικά υλικά και τα λοιπά αναλώσιμα υλικά. Πως ο υπάλληλος της κάθε διαχείρισης θα ξεχωρίζει ποια τιμολόγια τον αφορούν; Πως θα δρομολογείται το τιμολόγιο στο κατάλληλο διαχειριστικό τμήμα ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να το αντλεί;

Ο Μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολόγιου διαθέτει πεδία όπως:

Αναφορά Εντολής Αγοράς – (Purchase order reference) Αναγνωριστικό της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς, σε επίπεδο Η.Τ. (BT-13)

Στοιχείο Αναφοράς Δελτίου Αποστολής – (Despatch advice reference) Στο πεδίο συμπληρώνεται κατά περίπτωση, ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής (ΔΑ) του αγαθού στο οποίο αναφέρεται το Η.Τ. (BT-16)

Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή - Buyer reference Ένα αναγνωριστικό που αποδίδεται από τον Αγοραστή και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης (ΒΤ-10)

Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω webservices από το ΚΕΔ , τα προαναφερόμενα πεδία υπάρχουν και στις τεχνικές προδιαγραφές των web services
Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του ΕΔΗΤ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο «Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή» που φαίνεται στην πρώτη σελίδα αναζήτησης της λίστας των ηλεκτρονικών τιμολόγιων που αφορούν τον φορέα σας.

Μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μορφότυπου που έχει αναρτηθεί στο Portal για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

3. Ερωτήσεις Παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

3.1 Ως υποψήφιος πάροχος PEPPOL για την Ελλάδα, σε ποια βήματα πρέπει να προβώ ώστε να καταστώ Πιστοποιημένος Πάροχος Υπηρεσιών PEPPOL (PEPPOL Service Provider);

Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσει ένας οικονομικός φορέας για να πιστοποιηθεί ως επίσημος Πάροχος Υπηρεσιών PEPPOL είναι τα ακόλουθα:
1. Να επισκεφθεί το επίσημο web site του οργανισμού OPEN PEPPOL AISBL προς γενικότερη ενημέρωση.
2. Να ανατρέξει στην ιστοσελίδα "Join OpenPEPPOL" https://peppol.eu/get-involved/join-openpeppol/ για να ανακτήσει την ηλεκτρονική ΑΙΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ (Registration Form) στέλνοντας σχετικό email στη διεύθυνση info@peppol.eu.
3. Να συμπληρώσει την Αίτηση Εγγραφής ως υποψήφιος Πάροχος υπηρεσιών Access Point ή/και Service Metadata Publisher, να υποβάλει την Αίτηση Εγγραφής στον OPEN PEPPOL και να εξοφλήσει τα τέλη εγγραφής. Με την έγκριση της Αίτησης Εγγραφής από τον οργανισμό ο υποψήφιος Πάροχος αποκτά την ιδιότητα του Open PEPPOL member (https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/).
4. Η Συντονιστική Αρχή PEPPOL (PEPPOL Coordinating Authority) συστήνει στον υποψήφιο Πάροχο να συνάψει τη συμφωνία "Transport Infrastructure Agreement" με την Εθνική Αρχή PEPPOL τοπικά, στη χώρα της έδρας του φορέα, που για την Ελλάδα είναι η ΓΓΠΣΔΔ (https://www.gsis.gr/e-invoice).
5. Ο υποψήφιος Πάροχος έρχεται σε επαφή με τη ΓΓΠΣΔΔ η οποία έχει αναλάβει το ρόλο της Εθνικής Αρχής PEPPOL με δικαιοδοσία B2B και B2G συναλλαγές στην Ελλάδα, και αιτείται τo έγγραφο της Συμφωνίας Transport Infrastructure Agreement (TIA) στο email : peppol@gsis.gr.
6. Η ΓΓΠΣΔΔ ελέγχει τα έγγραφα που προσκομίζει ο υποψήφιος Πάροχος (βλέπε 3.2) και προεγκρίνει ή απορρίπτει την αίτησή του.
7. Στην περίπτωση θετικής προέγκρισης η ΓΓΠΣΔΔ αποστέλλει στον υποψήφιο Πάροχο προς μελέτη και συνυπογραφή τη Συμφωνία TIA.
8. ΓΓΠΣΔΔ και υποψήφιος Πάροχος συμφωνούν και συνυπογράφουν την TIA.
9. Ο υποψήφιος Πάροχος αιτείται στον οργανισμό OPEN PEPPOL (στο Peppol Service Desk https://openpeppol.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/1 ) τη χορήγηση του πιστοποιητικού TEST PKI.
10. Ο Οργανισμός, με τη σύμφωνη γνώμη της ΓΓΠΣΔΔ, αποστέλλει το TEST PKI και ο υποψήφιος Πάροχος εκτελεί τα σενάρια δοκιμών που εμπεριέχει.
11. Με την επιτυχή έκβαση των ελέγχων του TEST PKI και την έγκρισή τους, ο οργανισμός OPEN PEPPOL σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣΔΔ αποστέλλει στον υποψήφιο Πάροχο το PRODUCTION PKI, του απονέμει το ρόλο του Πιστοποιημένου Παρόχου Υπηρεσιών PEPPOL και δημοσιεύει τα στοιχεία του στη λίστα https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/. Περισσότερες λεπτομέρειες στο σύνδεσμο https://www.gsis.gr/peppol

3.2 Ως υποψήφιος Πάροχος PEPPOL τι δικαιολογητικά πρέπει να προσκομίσω στην Εθνική Αρχή PEPPOL για να προχωρήσει η Εθνική Αρχή τη διαδικασία πιστοποίησης;

Η Εθνική Αρχή PEPPOL για να προεγκρίνει ένα υποψήφιο Πάροχο υπηρεσιών PEPPOL που είναι εγκατεστημένος στην Ελλάδα, θα πρέπει να έχει στη διάθεσή της επίσημα έγγραφα, όπως ενδεικτικά και κατ΄ελάχιστον αναφέρονται παρακάτω, τα οποία αποδεικνύουν τη νομική - οικονομική φερεγγυότητα του υποψήφιου Παρόχου και την τεχνολογική επάρκεια των ΤΠΕ υποδομών μέσω των οποίων πρόκειται να προφέρει υπηρεσίες PEPPOL :

Επίσημο ισχύον Καταστατικό της εταιρείας που να είναι δημοσιευμένο στο Γ.Ε.ΜΗ.
Πιστοποιητικό περί "Μη Αίτησης Πτώχευσης".
Πιστοποιητικό περί "Μη Έκδοσης Απόφασης Πτώχευσης".
Πιστοποιητικό Φορολογικής Ενημερότητας.
Πιστοποιητικό Μητρώου του πληροφοριακού συστήματος TAXIS της ΑΑΔΕ.
Τεκμηρίωση και διαγραμματική απεικόνιση υποδομών ΤΠΕ, συμπεριλαμβανομένων δικτύων, κεντρικών εξυπηρετητών και περιφερειακού εξοπλισμού
Τεκμηρίωση και διαγραμματική απεικόνιση λογισμικού εφαρμογών και λογισμικού συστήματος (λειτουργικό σύστημα, βάσεις, middleware, αρχεία και αποθετήρια δεδομένων), συμπεριλαμβανομένων και των πόρων που καταναλώνουν σε υποδομές και συστήματα ΤΠΕ .
Τεκμηρίωση απομεμακρυσμένης πρόσβασης και διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα (απευθείας, μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών).
Τεκμηρίωση Διαδικασιών και μέτρων Αποθήκευσης , Επανακτησιμότητας και Διαθεσιμότητας Δεδομένων.
Τεκμηρίωση Μέτρων Ασφάλειας και Προστασίας των Υποδομών.
Τεκμηρίωση Σχεδίου και Διαδικασιών Επιχειρησιακής Συνέχειας.
Τεκμηρίωση Πολιτικών, Μέτρων και Σχεδίου Ασφάλειας Δεδομένων εν κινήσει και σε αποθήκευση.
Συμβόλαια Συντήρησης και Τεχνικής Υποστήριξης με τρίτες εταιρίες.
Τεκμηρίωση πρόσβασης χρηστών

Για τον πλήρη κατάλογο των απαιτούμενων εγγράφων ο υποψήφιος πάροχος καλείται να επικοινωνήσει με την Εθνική Αρχή PEPPOL στο email peppol@gsis.gr

3.3 Τι χρειάζεται να κάνω για να μπορώ να αποστείλω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο Δημοσίων συμβάσεων για λογαριασμό των πελατών μου;

Ως Πάροχος υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης προς το Ελληνικό Δημόσιο με έδρα το εξωτερικό και πελάτες προμηθευτές του Ελληνικού Δημοσίου με έδρα το εξωτερικό, θα πρέπει:

να είστε πιστοποιημένος από τον οργανισμό OPEN PEPPOL AISBL ή/και την Εθνική Αρχή PEPPOL της χώρας που είναι η έδρα της εταιρείας.
να έχετε ολοκληρώσει με επιτυχία τον κύκλο των σεναρίων ελέγχου του ΚΕΔ. Για τον προγραμματισμό και την πραγματοποίηση ελέγχων θα πρέπει να απευθυνθείτε στο : kedsupport@gsis.gr

Ως υποψήφιος Πάροχος υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα Προμηθευτών με έδρα στην Ελλάδα προς το Ελληνικό Δημόσιο θα πρέπει να έχετε:

Πιστοποίηση παρόχου κατά PEPPOL από τον Οργανισμό OPEN PEPPOL AISBL ή/και την Εθνική Αρχή PEPPOL δηλ. τη ΓΓΠΣΔΔ., ώστε να καταχωρηθείτε στη λίστα https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/
Πιστοποίηση Αδειοδοτημένου λογισμικού Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης που να έχει λάβει άδεια καταλληλότητας για Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ) από την ΑΑΔΕ ( https://www.aade.gr/adeiodotimena-logismika-parohon-ilektronikis-timologisis ).
Να έχετε ολοκληρώσει με επιτυχία τον κύκλο των σεναρίων ελέγχου του ΚΕΔ. Για τον προγραμματισμό και την πραγματοποίηση ελέγχων θα πρέπει να απευθυνθείτε στο : kedsupport@gsis.gr

Το τρέχον στάδιο ένταξης υποψηφίων παρόχων στην B2G Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορει να ανευρεθεί στο σχετικό πίνακα στη διεύθυνση https://www.gsis.gr/parohoi-ypiresion-ilektronikis-timologisis

Ως υποψήφιος Πάροχος με έδρα εκτός Ελλάδος, υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα για Προμηθευτές του Ελληνικού Δημοσίου με έδρα στην Ελλάδα, οφείλει είτε να δημιουργήσει θυγατρική εταιρεία στην Ελλάδα (με ελληνικό ΑΦΜ και ΓΕΜΗ) η οποία θα είναι πιστοποιημένη ΥΠΑΗΕΣ κατά ΑΑΔΕ και πιστοποιημένη κατά PEPPOL, ώστε η θυγατρική να χειρίζεται τα συγκεκριμένα Η.Τ Ελλήνων προμηθευτών της μητρικής εταιρείας, είτε να συμβληθεί με Έλληνα, τοπικό πάροχο ΥΠΑΗΕΣ και πιστοποιημένο κατά PEPPOL και να προωθεί (συστεμικά) σε αυτόν τα Η.Τ των πελατών του Ελλήνων Προμηθευτών του Ελληνικού Δημοσίου και εν συνεχεία ο συγκεκριμένος τοπικός πάροχος με τη σειρά του να αποστέλλει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στις Αναθέτουσες Αρχές.

3.4 Ποια μηνύματα ανταλλάσσονται μεταξύ πωλητή και αγοραστή;

Βλέπε σχετικό ερώτημα 2.9

3.5 Πότε πρέπει να αποστέλλεται η σύνοψη του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου δημόσιας σύμβασης στο myDATA;

Ο Πάροχος αποστέλλει την σύνοψη του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου αρχικά στο myDATA σε πραγματικό χρόνο. Μετά την επιτυχή παραλαβή της σύνοψης από το myDATA, συμπληρώνει τα κατάλληλα πεδία (ΜΑΡΚ κλπ) στο ΗΤ και στη συνέχεια το αποστέλλει στο ΚΕΔ.

3.6 Πως εξασφαλίζεται η ορθότητα των πεδίων δρομολόγησης του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου που πρόκειται να αποσταλούν;

Το ΚΕΔ προσφέρει διαδικτυακή υπηρεσία (web service) με την οποία ελέγχεται η ορθότητα των πεδίων : (ΑΦΜ αγοραστή και πωλητή, μοναδική υποβολή τιμολογίου, ενάριθμος ΠΔΕ, κωδικός ΑΑ, ΑΔΑΜ , τύπος π/υ).

4. Ερωτήσεις Αναθετουσών Αρχών

4. 1 Πότε υφίσταται υποχρέωση παραλαβής Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Βλέπε σχετικό ερώτημα 1.3

4. 2 Πότε εκκινούν οι προθεσμίες πληρωμής;

Οι προθεσμίες πληρωμής εκκινούν με την επιτυχή, από τεχνικής απόψεως παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το Πληροφοριακό σας Σύστημα. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το ΕΔΗΤ για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, οι προθεσμίες εκκινούν με την λήψη του ενημερωτικού ηλεκτρονικού μηνύματος για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου τιμολογίου. Η τεχνική παραλαβή χρονοσημαίνεται και επικοινωνείται στον πωλητή με τυποποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ ("ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ").

4. 3 Tι θεωρείται πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Εθνικού ή Ευρωπαϊκού Μορφότυπου και μόνο.
ΠΡΟΣΟΧΗ!!!
Μοναδικός τρόπος παραλαβής του ΗΤ είναι μέσα από το ΚΕΔ

4. 4 Τι πρέπει να κάνω για να λάβω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που αφορά μια σύμβασή μου;

Απαραίτητη προϋπόθεση για να μπορέσει μια Αναθέτουσα Αρχή να παραλάβει για πρώτη φορά Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο είναι να περιληφθεί στο Μητρώο ΑΑ για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (ΑΑΗΤ). Το μητρώο ΑΑΗΤ περιλαμβάνει τα απαραίτητα στοιχεία δρομολόγησης του ΗΤ για την παραλαβή του από την ΑΑ και την πληρωμή του από την αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Όλοι οι Φορείς του Δημοσίου αποκτούν πρόσβαση στα ΗΤ αρμοδιότητάς τους μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΔΔ, η οποία αποτελεί το μοναδικό σημείο υποδοχής ηλεκτρονικών τιμολογίων για λογαριασμό όλων των Φορέων του Δημοσίου. Ο τρόπος αυτός προσδιορίζεται αναλυτικά στην κυα της Αρχιτεκτονικής (αριθμ.οικ.98979ΕΞ2021/10-8-2021) όπως ισχύει.Η παραλαβή του ΗΤ από την ΑΑ μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
1. Αν η Αναθέτουσα Αρχή διαθέτει κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα, τότε μπορεί να παραλάβει το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο σύστημά της μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών (web services -ws) του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ (ΚΕΔ). Για πληροφορίες σχετικές με την χρήση και εκμετάλλευση των ws πατήστε εδώ. Σε αυτήν την περίπτωση η διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου και η επικοινωνία με το ΚΕΔ γίνεται από το Πληροφοριακό Σύστημα μέσω ws.
2. Αν η Αναθέτουσα Αρχή δεν διαθέτει το κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) ή δεν έχει ακόμα αναβαθμίσει το ΠΣ της (περίπτωση 1) ή υπάρχει προσωρινή τεχνική αδυναμία, τότε θα μπορεί να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή «ΕΔΗΤ» της ΓΓΠΣΔΔ.
Πληροφορίες για τη χρήση της εφαρμογής (user manual) και της διαδικασίας εξουσιοδότησης χρηστών μπορείτε να βρείτε εδώ.

Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

4. 5 Ποια υπηρεσία διαχειρίζεται το μητρώο Αναθετουσών Αρχών για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση (ΑΑΗΤ) και ποια η σχέση με το μητρώο Αναθετουσών Αρχών της ΕΑΑΔΗΣΥ;

Το μητρώο Αναθετουσών Αρχών για την Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο το διαχειρίζεται η ΓΓΠΣΔΔ και περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία δρομολόγησης του ΗΤ για την παραλαβή τους από την ΑΑ και την πληρωμή του από την αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Για την εγγραφή στο μητρώο ΑΑΗΤ απαιτείται η προηγούμενη εγγραφή στο Mητρώο ΑΑ της ΕΑΑΔΗΣΥ με βάση τις διατάξεις του ν. 4412/2016 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.

4. 6 Δε βρίσκω τον φορέα μου στη λίστα με τις Αναθέτουσες Αρχές. Τι πρέπει να κάνω;

Αναλυτικές πληροφορίες στο σύνδεσμο : https://www.gsis.gr/e-invoice.

4. 7 Τα στοιχεία του φορέα μου που δηλώθηκαν στο ΑΑΗΤ άλλαξαν (πχ ο φορέας μου άλλαξε ΑΦΜ, Νομική μορφή, επωνυμία,
διοικητική ταξινόμηση ή εποπτεύεται από άλλο υπουργείο κλπ). Πρέπει να κάνω κάτι ;

Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει να σταλεί email στο : anathetouses@gsis.gr

με τις αλλαγές που έχουν γίνει καθώς και πλήρη στοιχεία επικοινωνίας του φορέα.

4. 8 Ποια μηνύματα ανταλλάσσονται με τον πωλητή;

Μεταξύ του πωλητή και της Αναθέτουσας Αρχής ανταλλάσσονται, μέσω του Παρόχου, τα παρακάτω μηνύματα :
- επιτυχής παραλαβή ΗΤ από το σύστημα της ΑΑ (ημερομηνία παραλαβής ΗΤ)
- απόρριψη από ΑΑ
- αμφισβήτηση από ΑΑ (με πιθανή αίτηση για αποστολή πιστωτικού ή άλλων πρόσθετων δικαιολογητικών)
Επιπλέον, στις περιπτώσεις ΧΕΠ/ διαχειριστή ΠΠ αποστέλλονται τα παρακάτω μηνύματα :
- αποδοχή
- πληρωμή/μερική πληρωμή

4.9 Πως διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το Πληροφοριακό Σύστημα του φορέα μου;

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής , αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Φορέα σας. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του. Το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δύναται να αποθηκευθεί στο Πληροφοριακό Σύστημα. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών - ΗΔΔ (Φορείς Κεντρικής Διοίκησης), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

4.10 Πότε χρησιμοποιώ το e-ΠΔΕ για τη διαχείρισης του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει και διαχειρίζεται μέσω του e-ΠΔΕ κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στο πλαίσιο Σύμβασης που εκτελείται με δαπάνη από τον προϋπολογισμό του ΠΔΕ.

4.11 Πως διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το πληροφοριακό σύστημα e-ΠΔΕ;

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω του e-ΠΔΕ είναι διαθέσιμες στον σύνδεσμο http://epde.gr/liferay-portal/nea, στη διαδρομή Νέα και Εγκύκλιοι ΔΔΕ/Νέα διαδικασία εκκαθάρισης και πληρωμής μέσω e-ΠΔΕ, εγχειρίδιο χρήσης - 14/12/2020 (σελ. 6-18)

4.12 Πως διαχειρίζομαι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από την εφαρμογή ΕΔΗΤ;

Ως αρμόδιος υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής που έχετε πιστοποιηθεί ως χρήστης του ΕΔΗΤ, αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο Πληροφοριακό σας Σύστημα. Με την ολοκλήρωση του ελέγχου, δρομολογείται, μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στην αρμόδια για την πληρωμή Οικονομική Υπηρεσία. Σε περίπτωση εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών (ΗΔΔ), το ΗΤ αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο της δαπάνης.

4.13 Πως διαχειρίζομαι το πιστωτικό τιμολόγιο;

Η διαχείρισή του είναι ίδια με αυτή του χρεωστικού τιμολογίου και ακολουθεί τη ροή του συσχετιζόμενου χρεωστικού

με τη διαφορά ότι η τελική του κατάσταση είναι η "ΑΠΟΔΟΧΗ"

4.14 Πως βλέπω το περιεχόμενο ενός Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Σε περίπτωση λήψης του τιμολογίου μέσω : α) της εφαρμογής ΕΔΗΤ ή του ΠΔΕ δίνεται η δυνατότητα προβολής/αποθήκευσης του xml αρχείου που αντιστοιχεί στο πρωτότυπο ΗΤ, καθώς και η δυνατότητα προβολής html αρχείου, το οποίο μπορεί ο χρήστης να αποθηκεύσει σε μορφή pdf μέσω του browser και β) του συστήματος ERP του φορέα, η προβολή / αποθήκευση του τιμολογίου θα γίνεται από το σύστημα.

4.15 Πότε απορρίπτεται ένα τιμολόγιο από την Αναθέτουσα Αρχή; Τι μήνυμα λαμβάνει ο πωλητής;

Ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο απορρίπτεται όταν κατά τον έλεγχο ορθότητας του προκύπτει ότι δεν είναι σύμφωνο με τους όρους υφιστάμενης σύμβασης ή κατόπιν διαπίστωσης της μη νομιμότητας της δαπάνης. Ο πωλητής, μέσω του ΚΕΔ λαμβάνει μήνυμα "ΑΠΟΡΡΙΨΗ". Πριν την οριστική απόρριψη συνήθως έχει προηγηθεί σχετική ενημέρωση του πωλητή με μήνυμα "ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗΣ" στο οποίο αναφέρονται οι σχετικοί λόγοι.

4.16 Πρέπει το Πληροφοριακό Σύστημα που λειτουργεί στην Υπηρεσία μου να λάβει κάποια πιστοποίηση για να μπορεί να λάβει Ηλεκτρονικά Τιμολόγια;

Θα πρέπει να έχει ολοκληρώσει επιτυχώς ένα κύκλο δοκιμών με το ΚΕΔ ώστε στη συνέχεια το σύστημα να ξεκινήσει να λαμβάνει ΗΤ. https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked

4.17 Η Υπηρεσία μου δεν έχει Πληροφοριακό Σύστημα. Πως θα λάβω ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Βλέπε σχετικό ερώτημα 6.1.3

4.18 Θα πρέπει να αναφέρεται η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου στα έγγραφα της σύμβασης;

θα πρέπει να αναφέρεται η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου στα έγγραφα της σύμβασης; Για τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων που εκκινούν μετά την πάροδο της εκάστοτε ημερομηνίας έναρξης υποχρέωσης για ηλεκτρονική τιμολόγηση, σύμφωνα με την αριθμ. 52445ΕΞ2023/4-4-2023 κυα (Β' 2385), οι αναθέτουσες αρχές και οι αναθέτοντες φορείς οφείλουν να περιλαμβάνουν ρητή πρόβλεψη στα έγγραφα της σύμβασης αναφορικά με την υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

4.19 Ακολουθείται διαφορετική διαδικασία για την πληρωμή Ηλεκτρονικού Τιμολογίου αν η Σύμβαση εκτελείται με δαπάνη από τον Τακτικό Προϋπολογισμό, (μόνο Φορείς Κεντρικής Διοίκησης), το ΠΔΕ ή από άλλο προϋπολογισμό (φορείς εκτός Κεντρικής Διοίκησης);

Για κάθε τύπο προϋπολογισμού ισχύουν οι γενικές αλλά και οι κατά περίπτωση ειδικότερες διατάξεις. Οι ίδιες αυτές διατάξεις εφαρμόζονται και στην περίπτωση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου με μόνη διαφορά στον τρόπο λήψης και διακίνησής του εντός του φορέα.

4.20 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ/διαχειριστής ΠΠ τι πρέπει να κάνω για να λάβω Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο που αφορά μια Σύμβασή μου;

Θα πρέπει να έχετε πρόσβαση στο ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής (εφ' όσον αυτό υποστηρίζει ΗΤ) ή να εξουσιοδοτηθείτε στο ΕΔΗΤ με τον αντίστοιχο ρόλο (Υπόλογος ΧΕΠ/Διαχειριστής Πάγιας προκαταβολής).

4.21 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ/διαχειριστής ΠΠ πως διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το Πληροφοριακό Σύστημα του Φορέα μου;

Μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Φορέα σας αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης και εκτύπωσης αντιγράφου του. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το Πληροφοριακό σας Σύστημα με την νέα κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείτε το φάκελο της δαπάνης.
Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση https://www.gsis.gr/e-invoice.

4.22 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ/διαχειριστής ΠΠ πως διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από την εφαρμογή ΕΔΗΤ;

Μέσω του ΕΔΗΤ αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για τις ανάγκες ελέγχου της ορθότητας του τιμολογίου αλλά και νομιμότητας και κανονικότητας της δαπάνης, υπάρχει δυνατότητα οπτικοποίησης, εκτύπωσης αντιγράφου του και αποθήκευσης - εισαγωγής του στο ΠΣ της Αναθέτουσας Αρχής. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πληρωμής του ΗΤ (εξωσυστημική διαδικασία), ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με την νέα κατάσταση ("ΠΛΗΡΩΜΗ") του ΗΤ και δημιουργείται ο φάκελος της δαπάνης. Περισσότερες πληροφορίες στη σχετική τεκμηρίωση.

4.23 Εάν είμαι υπόλογος ΧΕΠ/διαχειριστής ΠΠ τι ενέργειες μπορώ να κάνω όταν διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ;

Μπορείτε α) να θέσετε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε αμφισβήτηση με αποστολή σχετικού μηνύματος μέσω ΚΕΔ στον πωλητή αναφέροντας περιληπτικά τους λόγους αμφισβήτησης β) να το απορρίψετε και γ) σε περίπτωση πληρωμής/μερικής πληρωμής, η οποία γίνεται εξωσυστημικά, ενημερώνετε το ΕΔΗΤ με τις ενέργειες αυτές ώστε να αλλάξει η κατάσταση του ΗΤ σε πληρωμένο και να ενημερωθεί σχετικά μέσω ΚΕΔ ο πωλητής.

4.24 Σε ποιες περιπτώσεις, οφείλει να ακολουθεί τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις Δημόσιες Συμβάσεις, ένα ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ, που έχει αρμοδιότητα άσκησης επιχειρηματικής δραστηριότητας;

Εφόσον ο οργανισμός ασκεί αρμοδιότητες αναθέτουσας αρχής και διαθέτει τις προϋποθέσεις για να ενταχθεί στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών της ΕΑΑΔΗΣΥ, όλες τις δημόσιες συμβάσεις που εκτελεί ως αναθέτουσα αρχή και οι οποίες υπάγονται στους νόμους 3978/2011 (Α΄137), 4412/2016 (Α΄147) και 4413/2016 (Α΄ 148) όπως αυτοί έχουν τροποποιηθεί και ισχύουν, ακολουθεί τα προβλεπόμενα για την ηλεκτρονική τιμολόγηση των δημοσίων συμβάσεων, αναφορικά με τη λήψη των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους προμηθευτές του. Τυχόν δημόσιες συμβάσεις που εκτελεί στο πλαίσιο της άσκησης αρμοδιοτήτων της επιχειρηματικής δραστηριότητας, εφόσον αυτή η δραστηριότητα υπόκειται σε ΦΠΑ, είναι υπόχρεος στις προβλέψεις των Ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ (https://www.aade.gr/mydata). Παράλληλα με το ρόλο πωλητή του δημοσίου (οικονομικού φορέα-προμηθευτή) εφόσον έχει ενταχθεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση υποβάλλει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στην αρμόδια αναθέτουσα αρχή σύμφωνα με τις προβλέψεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις δημόσιες συμβάσεις.

4.25 Πως μπορώ να ξεχωρίσω την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο;

Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβιβάζονται πάντα μέσω Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και η εκτύπωση τους εμφανίζει υποχρεωτικά τη συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης (##AUTHCODE##), όπως περιγράφεται στο παράρτημα Β της υ.α. αριθμ.Α.1035/2020. Αυτό διαφοροποιεί την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι μας έχει προσκομιστεί εκτύπωση ηλεκτρονικού τιμολογίου, θα πρέπει να αναζητήσουμε στο πληροφοριακό μας σύστημα (π.χ. e-ΠΔΕ, ΟΠΣΔΠ, ΕΔΗΤ κλπ) το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου δεδομένου ότι πρωτότυπο δικαιολογητικό είναι το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου. Η δυνατότητα οπτικοποίησης /εκτύπωσης δίνεται προκειμένου να είναι δυνατός ο έλεγχος του περιεχομένου του ηλεκτρονικού αρχείο και σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί δικαιολογητικό εκκαθάρισης /πληρωμής.

4.26 Πώς ελέγχεται η φορολογική εγκυρότητα ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου;

Η ύπαρξη του Μ.ΑΡ.Κ. (μοναδικός αριθμός καταχώρησης που χορηγείται από την ΑΑΔΕ για κάθε έγκυρη διαβίβαση δεδομένων στην πλατφόρμα myData), της συμβολοσειράς αυθεντικοποίησης και του αναγνωριστικού του παραστατικού (UID), τα οποία είναι τρία νέα στοιχεία που υποχρεωτικά περιλαμβάνονται στο ΗΤ και εξασφαλίζουν την εγκυρότητα και ορθότητα του παραστατικού από φορολογική άποψη. Τα στοιχεία αυτά ελέγχονται από το ΚΕΔ κατά την παραλαβή των τιμολογίων και πριν τη διάθεσή στους αρμόδιους φορείς, μέσω σχετικής διεπαφής που έχει αναπτυχθεί μεταξύ ΚΕΔ και ΑΑΔΕ. Κατά συνέπεια δεν απαιτείται περαιτέρω έλεγχος εγκυρότητας των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς.

4.27 Είναι υποχρεωτική η αναγραφή του Μ.ΑΡ.Κ. και στα έγχαρτα τιμολόγια;

Δεν είναι υποχρεωτική, στην πρώτη φάση λειτουργίας της πλατφόρμας myData, η αναγραφή του Μ.ΑΡ.Κ. στις περιπτώσεις των χειρόγραφων τιμολογίων και των έγχαρτων τιμολογίων που εκδίδονται μέσω ERP ή μέσω της εφαρμογής «timologio» της ΑΑΔΕ

4.28 Πως διαχειριζόμαστε τις κρατήσεις υπέρ τρίτων και παρακρατήσεις, που αναφέρονται στο ΗΤ;

Ο προσδιορισμός του ύψους των κρατήσεων /παρακρατήσεων και η παρακράτηση και απόδοσή τους είναι αρμοδιότητα και ευθύνη του Φορέα του Δημοσίου. Βάσει του μορφοτύπου των ΗΤ που εκδίδονται στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων (ΚΥΑ αριθ.63446/31-5-2021), τα ποσά των κρατήσεων/παρακρατήσεων δύναται να συμπληρώνονται από τους οικονομικούς φορείς σε συγκεκριμένα πληροφοριακά πεδία του ηλεκτρονικού τιμολογίου. Η κατά τα ανωτέρω συμπλήρωση των ποσών αυτών δεν επηρεάζει την συνολική αξία του ΗΤ και την εκκαθάριση της δαπάνης από την οικονομική υπηρεσία του Φορέα. Τα ανωτέρω ισχύουν και στην περίπτωση αναγραφής των κρατήσεων / παρακρατήσεων σε έγχαρτα τιμολόγια.

4.29 Στο φορέα μου δεν υπάρχει ένα διαχειριστικό τμήμα αλλά λειτουργούν ξεχωριστές διαχειρίσεις και αποθήκες. Παράδειγμα: φαρμακείο, τα τρόφιμα, τα Υγειονομικά υλικά και τα λοιπά αναλώσιμα υλικά. Πως ο υπάλληλος της κάθε διαχείρισης θα ξεχωρίζει ποια τιμολόγια τον αφορούν; Πως θα δρομολογείται το τιμολόγιο στο κατάλληλο διαχειριστικό τμήμα ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να το αντλεί;

Ο Μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολόγιου διαθέτει πεδία όπως:

BT-13 Αναφορά Εντολής Αγοράς – (Purchase order reference) Αναγνωριστικό της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς, σε επίπεδο Η.Τ.
BT-16 Στοιχείο Αναφοράς Δελτίου Αποστολής – (Despatch advice reference) Στο πεδίο συμπληρώνεται κατά περίπτωση, ο αριθμός του Δελτίου Αποστολής (ΔΑ) του αγαθού στο οποίο αναφέρεται το Η.Τ.
ΒΤ-10 Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή - Buyer reference Ένα αναγνωριστικό που αποδίδεται από τον Αγοραστή και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης

• Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω webservices από το ΚΕΔ , τα προαναφερόμενα πεδία υπάρχουν και στις τεχνικές προδιαγραφές των web services
• Αν παραλαμβάνετε τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω του ΕΔΗΤ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο ΒΤ-10 «Στοιχείο Αναφοράς Αγοραστή» που φαίνεται στην πρώτη σελίδα αναζήτησης της λίστας των ηλεκτρονικών τιμολόγιων που αφορούν τον φορέα σας.

Μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μορφότυπου που έχει αναρτηθεί στο Portal για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

5. Ερωτήσεις Οικονομικών Υπηρεσιών

5. 1 Πότε εκκινούν οι προθεσμίες πληρωμής;

Οι προθεσμίες πληρωμής εκκινούν με την επιτυχή από τεχνικής απόψεως παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το πληροφοριακό σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε το ΕΔΗΤ για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, οι προθεσμίες εκκινούν με την λήψη του ενημερωτικού ηλεκτρονικού μηνύματος για την ύπαρξη νέου διαθέσιμου τιμολογίου από την ΑΑ. Η τεχνική παραλαβή χρονοσημαίνεται και επικοινωνείται στον πωλητή με τυποποιημένο μήνυμα του ΚΕΔ ("ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ").

5. 2 Tι θεωρείται πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο νοείται το τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή βάσει του Εθνικού ή Ευρωπαϊκού Μορφότυπου και μόνο.

5. 3 Είμαι Οικονομική υπηρεσία Φορέα ΚΔ, πως παραλαμβάνω το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο δρομολογείται από το ΚΕΔ άμεσα στο ΟΠΣΔΠ, στο οποίο το αναζητάτε προκειμένου να το συσχετίσετε με το σχετικό χρηματικό ένταλμα. Παράλληλα το αρχείο του ηλεκτρονικού τιμολογίου αποθηκεύεται στον ηλεκτρονικό φάκελο των δικαιολογητικών που δημιουργείται από την Αναθέτουσα Αρχή στην εφαρμογή Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών (ΗΔΔ) και προωθείται στην Υπηρεσία σας. Σε περίπτωση εξαίρεσης από την διαδικασία της ανωτέρω εφαρμογής, αναζητάτε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο ΟΠΣΔΠ βάσει του μοναδικού αριθμού του, που αναγράφεται στην σχετική κατάσταση δαπάνης.

Για τα ΗΤ με πηγή χρηματοδότησης το ΠΔΕ, η Αναθέτουσα Αρχή παραλαμβάνει αρχικά τα ΗΤ εντός του e-ΠΔΕ μέσω του ρόλου «Υπεύθυνος Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Τιμολογίου» και τα δρομολογεί στην οικονομική σας υπηρεσία (Υπόλογος Φορέας, υπεύθυνος για την πληρωμή του έργου) και συγκεκριμένα στον ρόλο «Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης». Στη συνέχεια, ο υπάλληλος της υπηρεσίας σας που έχει τον ρόλο «Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης». προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για την κατάρτιση της εντολής πληρωμής εντός του e-ΠΔΕ, η οποία εκτελείται μέσω ηλεκτρονικών πληρωμών από τον «Υπεύθυνο Λογαριασμού».
Διευκρινίζεται ότι ακόμα και σε περίπτωση που ο Φορέας διαθέτει δικό του Πληροφοριακό Σύστημα κι έχει αναπτύξει διεπαφή με το ΚΕΔ, η διαχείριση των ΗΤ του ΠΔΕ γίνεται εξολοκλήρου μέσω του e-ΠΔΕ και το Πληροφοριακό σύστημα του Φορέα ενημερώνεται για τις καταστάσεις των ΗΤ μέσω της διεπαφής με το ΚΕΔ

5. 4 Είμαι Οικονομική υπηρεσία Φορέα που ανήκει στους Λοιπούς Φορείς ΓΚ, πως παραλαμβάνω το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο;

Εφ' όσον το Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) του φορέα σας έχει αναπτύξει την απαιτούμενη διεπαφή με το ΚΕΔ, αναζητάτε το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο ΠΣ. Διαφορετικά και σε περίπτωση που η παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου γίνεται μέσω της εφαρμογής ΕΔΗΤ, τότε το ΗΤ είναι διαθέσιμο από το ΕΔΗΤ και παρέχεται η δυνατότητα αποθήκευσής του στο Πληροφοριακό Σύστημα του Φορέα.
Οποιοσδήποτε άλλος τρόπος λήψης ΗΤ (π.χ. μέσω e-mail, αποστολής σε εκτυπώσιμη μορφή, αναζήτηση σε πλατφόρμα εκδότη / παρόχου / ΑΑΔΕ) είναι εκτός νομοθετικού πλαισίου.

5. 5 Ποια μηνύματα ανταλλάσσονται με τον προμηθευτή;

Ο προμηθευτής, μέσω του Παρόχου, λαμβάνει από την Οικονομική υπηρεσία τα μηνύματα: α) ΑΠΟΔΟΧΗ και β)ΠΛΗΡΩΜΗ/ΜΕΡΙΚΗ ΠΛΗΡΩΜΗ.

5. 6 Πως διαχειρίζομαι το πιστωτικό τιμολόγιο;

Κάθε πιστωτικό τιμολόγιο συσχετίζεται τουλάχιστον με ένα χρεωστικό. Η διαχείρισή του είναι ίδια με αυτή του χρεωστικού τιμολογίου και ακολουθεί τη ροή του συσχετιζόμενου χρεωστικού, με τη διαφορά ότι η τελική του κατάσταση είναι η "ΑΠΟΔΟΧΗ".

5. 7 Πως διαχειρίζομαι ένα τιμολόγιο που έχει απορριφθεί;

Στην περίπτωση που ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο έχει απορριφθεί, βρίσκεται σε κατάσταση "AΠΟΡΡΙΦΘΕΝ" και έχει ενημερωθεί σχετικά ο πωλητής για την κατάστασή του.

5. 8 Πρέπει να αποθηκεύω το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο Πληροφοριακό μου Σύστημα;

Βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, η Οικονομική υπηρεσία κάθε φορέα έχει την υποχρέωση τήρησης του αρχείου των πρωτότυπων δικαιολογητικών των δαπανών. Κατά συνέπεια και το ηλεκτρονικό αρχείο του τιμολογίου (το οποίο θεωρείται πρωτότυπο δικαιολογητικό) θα πρέπει να αποθηκεύεται στο Πληροφοριακό σας Σύστημα στην πρωτότυπή του μορφή (αρχείο xml).

5.9 Πως μπορώ να δω τα περιεχόμενο του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Παρέχεται η δυνατότητα οπτικοποίησής του μέσω σχετικού προτύπου (αρχείου xslt) που διατίθεται από τη ΓΓΠΣΔΔ. Το σχετικό πρότυπο για την οπτικοποίηση παρέχεται και από τα λοιπά Πληροφοριακά Συστήματα που έχουν αναπτύξει διεπαφή με το ΚΕΔ (ΟΠΣΔΠ, e-ΠΔΕ και ΕΔΗΤ).

5.10 Πως μπορώ να ξεχωρίσω την εκτύπωση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου από ένα έγχαρτο τιμολόγιο;

5.11 Πώς ελέγχεται η φορολογική εγκυρότητα ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου;

5.12 Είναι υποχρεωτική η αναγραφή του Μ.ΑΡ.Κ. και στα έγχαρτα τιμολόγια;

5.13 Πως διαχειριζόμαστε τις κρατήσεις υπέρ τρίτων και παρακρατήσεις, που αναφέρονται στο ΗΤ;

6. Ερωτήσεις σχετικά με την εφαρμογή της ΕΔΗΤ

6.1 Γενικές Ερωτήσεις

6.1.1 Σε ποιους απευθύνεται το ΕΔΗΤ;

Η εφαρμογή ΕΔΗΤ χρησιμοποιείται σε δύο περιπτώσεις: α) σε περίπτωση προσωρινής τεχνικής αδυναμίας παραλαβής του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από το Πληροφοριακό Σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής / Οικονομικής Υπηρεσίας β) σε περίπτωση που δεν έχουν ολοκληρωθεί οι απαραίτητες ενέργειες προσαρμογής του Πληροφοριακού Συστήματος της Αναθέτουσας Αρχής / Οικονομικής Υπηρεσίας για την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου. Για συμβάσεις που χρηματοδοτούνται από το ΠΔΕ, η διαχείριση του ΗΤ γίνεται αποκλειστικά από το e-ΠΔΕ.

6.1.1α Πώς ορίζω χρήστες για την εφαρμογή "ΕΔΗΤ";

Ο Φορέας με χρήση των κωδικών TAXISNET, εισέρχεται στην εφαρμογή «ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΕΙΣ» και ορίζει τον «Διαχειριστή Φορέα» και τον «Χρήστη Οικονομικής Υπηρεσίας» του Φορέα. Η διαδικασία αυτή είναι ίδια με αυτή που ακολουθήθηκε για την εγγραφή του Φορέα σε άλλες εφαρμογές της ΓΓΠΣΔΔ (π.χ. Μητρώο Δεσμεύσεων)

Οι Φορείς της Κεντρικής Διοίκησης οι οποίοι διαχειρίζονται τιμολόγια μέσω του ΟΠΣΔΠ, δεν απαιτείται να ορίσουν «Χρήστη Οικονομικής Υπηρεσίας».
Στη συνέχεια ο «Διαχειριστής Φορέα», εισέρχεται στην εφαρμογή «ΕΔΗΤ» και ορίζει τον «Διαχειριστή Αναθέτουσας» για κάθε Αναθέτουσα που υπάγεται στον Φορέα, επιλέγοντας την Αναθέτουσα από την σχετική λίστα που εμφανίζεται.

Ο «Διαχειριστής Αναθέτουσας», πάλι μέσω της Εφαρμογής «ΕΔΗΤ», ορίζει τον «Χρήστη Αναθέτουσας» και τους υπόλοιπους χρήστες που απαιτούνται, κατά περίπτωση, για την Αναθέτουσα.

Επισημαίνουμε ότι οι ρόλοι «Διαχειριστής Φορέα» και «Διαχειριστής Αναθέτουσας» δεν έχουν πρόσβαση στα τιμολόγια. Οι ρόλοι αυτοί αφορού μόνο διαχείριση χρηστών.

Στην ιστοσελίδα https://www.gsis.gr/e-invoice θα βρείτε τους συνδέσμους καθώς και λεπτομερείς οδηγίες για τις παραπάνω αναφερόμενες εφαρμογές

6.1.2 Είμαι Οικονομική Υπηρεσία στην Κεντρική Διοίκηση. Πρέπει να χρησιμοποιήσω το ΕΔΗΤ;

'Το ΕΔΗΤ αφορά σε λειτουργίες που διεκπεραιώνουν οι αρμόδιες Αναθέτουσες Αρχές. Ως Οικονομική Υπηρεσία της Κεντρικής Διοίκησης (ΓΔΟΥ) η παραλαβή/ εξόφληση του ΗΤ και η ενημέρωση για την πληρωμή του προμηθευτή γίνεται μέσω του ΟΠΣΔΠ
.

6.1.3 Είμαι Αναθέτουσα Αρχή και δεν έχω κατάλληλο Πληροφοριακό Σύστημα. Πως θα λάβω ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ΕΔΗΤ της ΓΓΠΣΔΔ. Περισσότερες πληροφορίες στο σύνδεσμό στο σχετικό εγχειρίδιο που βρίσκεται στο https://www.gsis.gr/e-invoice.

6.1.4 Πώς αποκτώ πρόσβαση στην εφαρμογή ΕΔΗΤ;

Αρχικά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κεντρική εφαρμογή εξουσιοδοτήσεων της ΓΓΠΣΔΔ για να καθορίσετε τους χρήστες Οικονομικών υπηρεσιών και τους διαχειριστές Φορέα. Οι διαχειριστές του Φορέα θα αξιοποιήσουν τη διαδικασία εξουσιοδοτήσεων της εφαρμογής ΕΔΗΤ για να εξουσιοδοτήσουν τους υπόλοιπους ρόλους της εφαρμογής. Με την επιτυχή ολοκλήρωση των εξουσιοδοτήσεων στα δύο συστήματα, οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στην εφαρμογή ΕΔΗΤ για την διαχείριση των τιμολογίων.

6.2 Ειδικές ερωτήσεις για τη λειτουργικότητα της εφαρμογής (ΕΔΗΤ)

6.2.1 Είμαι υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής. Πώς θα ενημερωθώ για ένα νέο τιμολόγιο που λήφθηκε από το σύστημα ΕΔΗΤ;

Για κάθε νέο τιμολόγιο που λαμβάνεται από το ΕΔΗΤ στέλνεται email ειδοποίησης με τα βασικά στοιχεία του τιμολογίου στο email της Αναθέτουσας και στα email των χρηστών Αναθέτουσας Αρχής, αλλά και των υπολόγων ΧΕΠ και των Διαχειριστών Πάγιας Προκαταβολής, που σχετίζονται με τον ΑΔΑΜ που αναγράφεται στο τιμολόγιο. Το τιμολόγιο είναι άμεσα διαθέσιμο στην εφαρμογή ΕΔΗΤ.

6.2.2 Πώς θα ενημερωθώ για το email που έχει οριστεί για να παίρνει ειδοποιήσεις η Αναθέτουσα Αρχή και πώς μπορώ να το τροποποιήσω;

Πρόσβαση στα στοιχεία της Αναθέτουσας Αρχής έχει ο χρήστης Διαχειριστής αναθέτουσας, ο οποίος έχει και τη δυνατότητα τροποποίησης του email που λαμβάνει ειδοποιήσεις με την παραλαβή νέων τιμολογίων.

6.2.3 Είμαι υπάλληλος της Αναθέτουσας Αρχής. Μπορώ να ενημερωθώ για τιμολόγια που έχουν σταλεί από τον προμηθευτή και έχουν απορριφθεί από το ΚΕΔ;

Αν τα τιμολόγια έχουν συμπληρωμένο τον κωδικό της Αναθέτουσας Αρχής και έχουν απορριφθεί για άλλους λόγους (πχ παράλειψη αριθμού σύμβασης ΑΔΑΜ) τότε εμφανίζονται στην εφαρμογή τα βασικά στοιχεία του τιμολογίου και η ημερομηνία της απόρριψης, χωρίς να μπορούν να γίνουν πρόσθετες ενέργειες από το χρήστη.

6.2.4 Πώς θα λάβει το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο η Οικονομική υπηρεσία που χρησιμοποιεί το ΕΔΗΤ;

Μετά τη θέση σε επεξεργασία ενός τιμολογίου, ο χρήστης Αναθέτουσας Αρχής έχει τη δυνατότητα να το δρομολογήσει στην αρμόδια Οικονομική Υπηρεσία. Στη συνέχεια η Οικονομική Υπηρεσία αποκτά πρόσβαση στο τιμολόγιο.

6.2.5 Μπορώ να επιλέξω δρομολόγηση του τιμολογίου μεταξύ διαφορετικών Οικονομικών Υπηρεσιών;

Ναι, αρκεί να έχουν δηλωθεί οι αρμόδιες Οικονομικές Υπηρεσίες με αποστολή email : anathetouses@gsis.gr

6.2.6 Είμαι η Αναθέτουσα Αρχή και έχει ορισθεί μια νέα Οικονομική Υπηρεσία. Τι ενέργειες πρέπει να κάνω;

Δηλώνετε τη νέα Οικονομική Υπηρεσία και υποδεικνύετε την ημερομηνία έναρξης της νέας υπηρεσίας στο email: anathetouses@gsis.gr . Όσον αφορά στην παλιά Οικονομική Υπηρεσία, υπάρχει η δυνατότητα να απενεργοποιηθεί άμεσα, όποτε όλα τα τιμολόγια θα μπορούν να δρομολογηθούν μόνο στη νέα Οικονομική Υπηρεσία. Επίσης υπάρχει η δυνατότητα να ορισθεί μεταβατικό διάστημα που θα είναι οι δύο Οικονομικές Υπηρεσίες ενεργές και ο χρήστης της αναθέτουσας θα επιλέγει την αρμόδια υπηρεσία ανά τιμολόγιο.

7. Ερωτήσεις σχετικά με το e-ΠΔΕ

7. 1 Πότε χρησιμοποιώ το e-ΠΔΕ για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου;

Η Αναθέτουσα Αρχή (ΑΑ) διαχειρίζεται μέσω του e-ΠΔΕ κάθε Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο, το οποίο εκδίδεται στο πλαίσιο εκτέλεσης Δημοσίων Συμβάσεων επιβάρυνσης του Προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων (ΠΔΕ).

7. 2 Πως διαχειρίζομαι το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο σε περίπτωση παραλαβής του από το Πληροφοριακό Σύστημα e-ΠΔΕ;

Αναλυτικές οδηγίες για τη διαχείριση του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου μέσω του e-ΠΔΕ είναι διαθέσιμες στη δικτυακή πύλη του e-ΠΔΕ http://www.epde.gr, στη διαδρομή Νέα και Εγκύκλιοι/Εγχειρίδια/Εγχειρίδιο χρήσης Υπεύθυνος Διαχείρισης ΗΤ - 11/4/2022, Εγχειρίδιο χρήσης Εισηγητής Εκκαθάρισης Δαπάνης - 9/3/2022, Εγχειρίδιο χρήσης Υπεύθυνος Λογαριασμού - 9/3/2022

7. 3 Τι είναι ο ενάριθμος ΠΔΕ;

Ενάριθμος είναι ο δεκατετραψήφιος κωδικός μοναδικής αναγνώρισης των έργων του ΠΔΕ, ο οποίος παράγεται από το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Διεύθυνσης Δημοσίων Επενδύσεων του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων (e-ΠΔΕ). Τα πρώτα τέσσερα ψηφία αποτελούν το έτος πρώτης ένταξης του έργου στο ΠΔΕ, τα επόμενα τον κωδικό της Συλλογικής Απόφασης (ΣΑ), στην οποία είναι ενταγμένο και τα υπόλοιπα τον αύξοντα αριθμό του έργου. Ο ενάριθμος χαρακτηρίζει μοναδικά ένα έργο ή μελέτη.

7. 4 Πώς θα βρω τον ενάριθμο έργου για τη συμπλήρωση του υποχρεωτικού πεδίου "BT-11" στις περιπτώσεις που αφορούν σε χρηματοδότηση από ΠΔΕ;

8. Ερωτήσεις σχετικά με τον Εθνικό Μορφότυπο που χρησιμοποιείται στις Δημόσιες Συμβάσεις

8. 1 Ποια είναι τα υποχρεωτικά πεδία στο μορφότυπο;

Είναι εκείνα τα πεδία του Ευρωπαϊκού και Εθνικού Μορφότυπου που επισημαίνονται με το σύμβολο "*", όπως αυτά περιγράφονται στις "Οδηγίες Συμπλήρωσης Πεδίων Ηλεκτρονικών Τιμολογίων" αναρτημένες στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://www.gsis.gr/e-invoice

8. 2 Ο μορφότυπος του Hλεκτρονικού Tιμολογίου περιέχει περισσότερα στοιχεία από ένα έντυπο τιμολόγιο;

Τα στοιχεία του Μορφότυπου Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (κατά PEPPOL) αποτελούν υπερσύνολο των στοιχείων που χρησιμοποιούνται στο έγχαρτο/έντυπο παραστατικό τιμολογίου. Στοιχεία όπως αυτά της δρομολόγησης, αυθεντικοποίησης, επαλήθευσης και επικύρωσης είναι απαραίτητα για την ορθή διαχείριση του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

8. 3 Μπορώ να βρω κάπου το σύνολο των πεδίων του μορφοτύπου με τις αντίστοιχες επεξηγήσεις;

Ο Εθνικός Μορφότυπος (πεδία, περιορισμοί και κανόνες) με σχετικές επεξηγήσεις μπορεί να ανευρεθεί αναρτημένος στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://www.gsis.gr/e-invoice

8. 4 Τι είναι ο ΑΔΑΜ Σύμβασης και πως τον βρίσκω;

Ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης Μητρώου (ΑΔΑΜ) είναι ο μοναδικός αριθμός που λαμβάνει το έγγραφο της σύμβασης όταν αναρτηθεί στο σύστημα του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) και είναι ο αριθμός που χαρακτηρίζει τη Σύμβαση. Εκτός κάποιων εξαιρέσεων, όλες οι συμβάσεις στις οποίες συμβαλλόμενος είναι φορέας του Δημοσίου αναρτώνται στο ΚΗΜΔΗΣ (δείτε περισσότερα: ν.4412/2016 αρθ. 38 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και ΥΑ 57654/2017 ΦΕΚ Β' 1781 ή http://www.eprocurement.gov.gr)

Αναζήτηση στοιχείων συμβάσεων ΚΗΜΔΗΣ: http://www.eprocurement.gov.gr/kimds2/unprotected/searchRequests.htm

8. 5 Τι είναι ο ΑΔΑ Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης και πως τον βρίσκω;

Η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (ΑΑΥ) είναι η Απόφαση δέσμευσης πίστωσης του π/υ που βαρύνει η συγκεκριμένη δαπάνη.
Ο ΑΔΑ είναι ο μοναδικός κωδικός αριθμός που λαμβάνει το έγγραφο της ΑΑΥ όταν αναρτηθεί στο σύστημα του ΔΙΑΥΓΕΙΑ. Ο ΑΔΑ αναφέρεται στο έγγραφο της Σύμβασης. Για πολυετείς δαπάνες υπάρχει παραπάνω από μια ΑΑΥ και θα χρησιμοποιείται ο ΑΔΑ της πολυετούς δέσμευσης (αρχικός ΑΔΑ).

8. 6 Τι γίνεται σε περίπτωση που δεν υπάρχει ΑΔΑΜ σύμβασης;

Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ΑΔΑM Σύμβασης τότε συμπληρώνεται στο αντίστοιχο πεδίο του μορφότυπου η τιμή 0.

8. 7 Που μπορώ να δω τον κατάλογο με τις Αναθέτουσες Αρχές του Ελληνικού Δημοσίου για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση;

Πλήρης κατάλογος των Αναθετουσών Αρχών του Ελληνικού Δημοσίου που ενεργούν ως αποδέκτες ηλεκτρονικών τιμολογίων μπορεί να ανευρεθεί αναρτημένος στη σχετική ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ https://webapps.gsis.gr/dsae2/foreisreg/faces/pages/mainmenu/entrance.xhtml με την επιλογή Πρόσβαση στο Μητρώο -> Αναθέτουσες Αρχές Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΑΑΗΤ)

8. 8 Τι είναι το Αναγνωριστικό ηλεκτρονικής διεύθυνσης και που μπορώ να το βρω;

Το Αναγνωριστικό (identifier) της ηλεκτρονικής διεύθυνσης για συμμετέχοντα στις διαδικασίες ηλεκτρονικής τιμολόγησης κατά PEPPOL αντιστοιχεί μοναδικά σε κάθε συμμετέχοντα Πωλητή (Sender) ή Αγοραστή (Receiver). Εσωτερικά στο δίκτυο το αναγνωριστικό αυτό αντιστοιχεί με τη φυσική IP διεύθυνση των endpoint συστημάτων των συμμετεχόντων, ώστε να πραγματοποιείται η φυσική δρομολόγηση των ηλεκτρονικών παραστατικών μεταξύ των. Το αναγνωριστικό έχει τη μορφή <SchemeID>:<Identifier>. Για την Ελλάδα το schemeID είναι ο κωδικός 9933 που σημαίνει ΑΦΜ, ενώ ο Identifier είναι ένα ελληνικό ΑΦΜ. Το αναγνωριστικό ηλεκτρονικής διεύθυνσης PEPPOL για τη ΓΓΠΣΔΔ είναι το 9933:997001671, το 997001671 είναι το ΑΦΜ του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης στο οποίο υπάγεται η ΓΓΠΣΔΔ.
Οι κωδικοί αυτοί είναι δημοσιευμένοι στο PEPPOL Directory στις δημόσιες διευθύνσεις http://smp.gsis.gr/public και https://directory.peppol.eu/public. Στην τρέχουσα έκδοσή του, το PEPPOL directory περιέχει αναγνωριστικά μόνο για Αγοραστές. Το ζεύγος κωδικών 9933:997001671 είναι το αναγνωριστικό της ηλεκτρονικής διεύθυνσης για όλες τις Αναθέτουσες Αρχές του Ελληνικού Δημοσίου.

8. 9 Ποια είναι η κατηγοριοποίηση των ειδών που πρέπει να χρησιμοποιείται στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση για το Δημόσιο;

Για την κατηγοριοποίηση των προς τιμολόγηση αγαθών, υπηρεσιών και έργων (Κωδικός αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου) χρησιμοποιείται το σύστημα ταξινόμησης του Κοινού Λεξιλογίου για τις Δημόσιες Συµβάσεις (CPV) σε εφαρμογή του Κανονισμού αριθ. 2195/2002, όπως τροποποιήθηκε µε τον Κανονισµό 213/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου.

8.10 Υπάρχει κάπου ανάλυση του CPV;

Ο κανονισμός (EΚ) αριθ. 213/2008 με την ταξινόμηση των αγαθών, υπηρεσιών και έργων βάσει του Κοινού λεξιλογίου για τις Δημόσιες Συμβάσεις (CPV), είναι αναρτημένος στον ιστότοπο "simap.ted.europa.eu" σε όλες τις γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. H ανάλυση ανά κωδικό του συστήματος ταξινόμησης αγαθών, υπηρεσιών και έργων κατά CPV έχει αναρτηθεί και στον ιστότοπο "promitheus.gov.gr" σε μορφή αρχείου excel στην ενότητα " Γενικές Πληροφορίες -Αρχείο Ειδών - Κωδικολόγιο CPV".

8.11 Σε ποιο επίπεδο πρέπει να κατηγοριοποιώ τα είδη μου;

Οι Οικονομικοί Φορείς προσδιορίζουν το αντικείμενο της σύμβασης που τιμολογούν βάσει του κωδικού κατά CPV που αναφέρεται στα έγγραφα της σύμβασης και ειδικότερα στην σύμβαση που έχουν συνάψει με την Αναθέτουσα Αρχή. Μπορούν ωστόσο για τον καλύτερο προσδιορισμό του προς τιμολόγηση αγαθού, υπηρεσίας ή έργου να προβαίνουν σε μεγαλύτερη ανάλυση από αυτή της σύμβασης. Δηλαδή αν π.χ. στο έγγραφο της σύμβασης, η ανάλυση του αντικειμένου της είναι σε επίπεδο κατηγορίας CPV (τα 5 πρώτα ψηφία του κωδικολογίου CPV) μπορούν να προβαίνουν σε περαιτέρω ανάλυση του αντικειμένου της και να τιμολογούν με βάσει τις υποκατηγορίες CPV (τα 6 έως 8 πρώτα ψηφία του κωδικολογίου CPV) της κατηγορίας αυτής.

9. Ερωτήσεις σχετικά με το ΚΕΔ και τις διαδικτυακές υπηρεσίες (web services)

9. 1 Τι είναι το ΚΕΔ και πώς σχετίζεται με τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια;

Το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) είναι το πληροφοριακό σύστημα της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. που έχει ως στόχο τη διασύνδεση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης, σύμφωνα με την υπ’ αριθ. 118944 ΕΞ 2019(Β’3990/1-11-2019) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Λειτουργία Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης». (σχετικά με το ΚΕΔ στο https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked). Στο ΚΕΔ υλοποιείται το μοναδικό σημείο υποδοχής τιμολογίων για τις δημόσιες συμβάσεις και ο κόμβος δρομολόγησης των στοιχείων τους στα πληροφοριακά συστήματα των αρμοδίων φορέων.

9. 2 Είμαι πάροχος και θέλω να στείλω Τιμολόγια πελατών μου

Βλέπε σχετικό ερώτημα 3.3

9. 3 Είμαι φορέας και θέλω να λαμβάνω Τιμολόγια που προορίζονται για την υπηρεσία μου

Θα πρέπει να υλοποιήσετε τις διαδικτυακές υπηρεσίες που σχετίζονται με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Πληροφορίες υπάρχουν στην σελίδα https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked/webservices/ilektronika-timologia

9. 4 Ποιές είναι οι Διαδικτυακές υπηρεσίες (web services) που έχει αναπτύξει και υποστηρίζει το ΚΕΔ για τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια;

Οι Διαδικτυακές υπηρεσίες που υποστηρίζει το ΚΕΔ για τα Ηλεκτρονικά Τιμολόγια χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:

1. Web services για τη Διαχείριση των ηλεκτρονικών Τιμολογίων (χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών Τιμολογίων από τους Φορείς και τις Αναθέτουσες Αρχές):

Λήψη στοιχείων Τιμολογίου από Φορέα (μέθοδος getInvoiceInfo)
Αποστολή αποτελέσματος επεξεργασίας Τιμολογίου από Φορέα (μέθοδος sendInvoiceRespose)
Αποστολή στοιχείων Τιμολογίου (μέθοδος sendInvoiceInfo) (προς το παρόν χρησιμοποιείται μόνο από το ΚΕΔ για την παραλαβή των στοιχείων των Τιμολογίων από το Access Point)
Έλεγχος Ενάριθμου του έργου ΠΔΕ (μέθοδος pdeCheckProject)

2. Web services για τη Διάθεση στοιχείων κωδικοποίησης των Αναθετουσών Αρχών και για τον έλεγχο βασικών πεδίων ΗΤ για παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης:

Αναζήτηση και άντληση εγγραφών αναθετουσών αρχών (για τους παρόχους και τους πωλητές) (μέθοδος getContrAuthoritiesPublic)
Αναζήτηση και άντληση εγγραφών αναθετουσών αρχών (για Φορείς του Δημοσίου) (μέθοδος getContrAuthorities)
Έλεγχος εγκυρότητας βασικών πεδίων ηλεκτρονικού τιμολογίου (για τους παρόχους και τους πωλητές) (μέθοδος checkInvoiceFields)

Αναλυτικότερα για τις Διαδικτυακές υπηρεσίες του ΚΕΔ που σχετίζονται με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορείτε να βρείτε εδώ.